Одной из привычек стратега должна быть постоянная проверка понимания фактов, гипотез и проблем. Правило «приземления» вещей, чтобы убедиться, что понял все верно, является видимым показателем эффективности прослушивания, стратегической дисциплины и общего профессионализма. Эта привычка углубляет понимание проблем, с которыми сталкивается ваш бизнес, одновременно повышает способность вызывать доверие у других. Если у вас нет навыка переспрашивать экспертов, правильно ли вы их поняли, самое время учиться этому.
Проверка на понимание темы
При такой проверке необходима четкость и хорошая структурированность: не говорите больше, чем необходимо. Обратите внимание на ясность и структуру следующего примера: короткое вступительное предложение, три ключевые мысли, короткая и вежливая заключительная фраза.
«Простите меня, Дмитрий, но прежде чем обсуждать планы расходов, я хотел бы уточнить, правильно ли я понял, что вы сказали. Я услышал три важных момента: выручка снизилась на 10% в последнем квартале, и это повлияет на прибыльность и движение денежных средств в новом отчетном году. Мы не уверены, почему доход упал так быстро, но, похоже, что мы теряем долю рынка в новой модели конкуренции. Наконец, учитывая эти проблемы, мы пересматриваем планы капитальных расходов на следующий год, и переходим к этому вопросу сейчас. Я все правильно понял? Большое спасибо, и прошу прощения, что перебил вас».
Прервать выступление вежливо
Обратите внимание на три важных момента, затронутые в первом предложении примера выше. Они лежат в основе вашей высказанной с места реплики:
- Вы демонстрируете вежливость по отношению к докладчику и аудитории, говоря «Прошу прощения», а затем, обращаясь по имени к человеку. Это смягчает последствия того, что вы перебили докладчика, и люди переключают свое внимание на вас.
- Вы объясняете причину того, что вы прервали докладчика — «…я хотел бы уточнить, правильно ли я понял, что вы сказали …» — чтобы люди поняли, что вы вносите позитивный вклад в разговор.
- Вы структурируете мысль, предлагая аудитории прослушать три ключевых момента. Это признак того, что последует разговор, который называется «телеграфированием» и является эффективным способом привлечь внимание аудитории. Также это тонкий способ сосредоточить внимание на наиболее важных вопросах.
Подобное вмешательство означает, что вы настойчивы по уважительной причине: вы хотите подтвердить, правильно ли все поняли – как для себя, так и для других – перед тем, как перейти к следующей теме встречи или беседы. И вы предоставляете структуру темы для аудитории, уделяя особое внимание ключевым вопросам и моделируя стратегическую коммуникацию таким образом, чтобы повысить ее ценность.
Как только вы выделите ключевые моменты, в соответствии с вашим пониманием (в данном случае падение дохода, потеря доли рынка и необходимость пересмотра планов расходов), вы завершаете обращение предложением, которое выполняет несколько вещей: вы напоминаете всем, что вы ненадолго прервали спикера, чтобы улучшить понимание, и вы даете Дмитрию шанс подтвердить, добавить или исправить вашу интерпретацию.
С точки зрения стратегии вы здесь сосредоточены на ясности и глубоком понимании вопроса всей группой. Вы демонстрируете, что знаете о временных ограничениях, а также вежливы со своими коллегами. Наконец, вы достаточно дисциплинированы, чтобы быть кратким и организованным, повторяя вещи для группы, чтобы согласовать общее понимание фактов. Когда вы делаете это хорошо, вы можете тонко влиять на разговор, не слишком много вмешиваясь и не отвлекая внимания от главного.
Реакция аудитории
Что аудитория будет думать о вас, когда вы уточняете, правильно ли поняли спикера? Как это влияет на ваш образ стратега и профессионала? Из этого следует пять ключевых аспектов:
- Вы достаточно настойчивы и уверены в себе, чтобы говорить и делать это вежливо и с уважением к докладчику и аудитории. С точки зрения интонации вы должны быть настойчивым и уверенным, когда начинаете говорить со спикером, но не агрессивным.
- Вы внимательно слушаете весь разговор. Быть хорошим слушателем — это ключевой навык для лидерства и важная характеристика для стратега. Проверка на понимание показывает, насколько хорошо вы слушали.
- Вы лаконичны и организованы, вкладывая свои мысли в понятную структуру и сводя свое «эфирное время» до минимума. Помните: стиль общения – это ключ к вашему мышлению. Если вы общаетесь четко и организованно, люди будут осознавать, что вы мыслите с ними одинаково. Это большой плюс.
- Вы основываетесь на фактах и методиках, обеспечивая понимание, прежде чем переходить к другим вопросам. Эти черты укрепляют доверие: люди хотят, чтобы их лидеры оперировали фактами и были осторожными, а не поддавались капризам и эмоциям. Продемонстрируйте, что вы заслуживаете доверия, исходя из того, как выражаете свои мысли.
- Наконец, часть аудитории может понять, что вы сознательно делаете это для всей группы, освещая ключевые моменты и создавая пространство для корректировок или доработки, прежде чем переходить к следующему этапу разговора.
Все эти характеристики повышают ваш стратегический и профессиональный авторитет. Вы демонстрируете коммуникационные навыки «здесь и сейчас» в короткой, но важной публичной реплике. Вы моделируете уверенность, доверие и даже мужество. Вы вежливы и почтительны к своим слушателям. Вы показываете, что вы хороший слушатель, подбираете правильные слова, организованны и не слишком много говорите. В своем анализе вы основываетесь на фактах, опираясь на данные и избегая ненужных предположений. Наконец, вы демонстрируете, что вы – лидер, подтверждая понимание не только для себя, но и для всей аудитории. В целом, проверка понимания позволяет вам стать более эффективным стратегическим мыслителем и лучшим коммуникатором.
Коммуникационные навыки
Внимание к следующим ключевым навыкам позволит вам эффективнее подтверждать понимание темы дискуссии.
- Слушайте. Все начинается с этого. Слушайте внимательно, делайте заметки, если это помогает лучше воспринять информацию, и сосредоточьтесь на том, что сказано, и, возможно, не сказано. Навык хорошего слушателя – это основа лидерства и стратегии: мы учимся, когда слушаем, а не когда говорим.
- Тайминг. Помните, что когда вы бросаете реплику, вы сбиваете тайминг собрания или семинара. Не беспокойтесь: у вас на то уважительная причина. Но правильный выбор времени очень важен. Наблюдайте и слушайте, выбирая разумный момент, чтобы сказать: «Прежде чем перейти к следующему пункту …». Умение слушать и осознание помогут вам выбрать правильное время.
- Структура и краткость. Не думайте вслух, тщательно организуйте свои мысли, прежде чем говорить. Будьте краткими: вы вмешиваетесь для быстрого подтверждением понимания, а не для того, чтоб представить себя самого. Это ключевой момент: краткое подтверждение понимания почти всегда приемлемо на собрании, но подробное расследование или же создание собственной «презентации» – нет. Краткость и ясность будут тут вам друзьями.
- Наконец, не теряйте ощущения ситуации: кто ваша аудитория? Какова их повестка дня? Возможно, есть причина (например, иерархия) почему лучше молчать. Всегда помните о своем окружении и контексте.
Немало вещей стоит запомнить и держать в голове, но самые важные четыре момента – слушайте, не забывайте про тайминг, структурируйте и будьте кратки — касаются технического мастерства, того, как вы думаете и говорите. Сосредоточьтесь на них. Последний момент достаточно тонкий, и предусматривает, что вы полаетесь на свое решение. Всегда старайтесь помнить о контексте бесед и встреч и следить за людьми вокруг вас. Подтверждение понимания – это почти всегда безопасная и полезная вещь, но есть исключения. Подробнее об этом немного ниже.
Демонстрация глубокого понимания темы является одним из наиболее удачных действий, которые вы можете предпринять, чтобы быть более эффективным стратегом. Время и усилия, затраченные на проверку фактов, допущений и проблем, уменьшат количество ошибок, углубят стратегическую проницательность, поощрят совместную работу и повысят ваш авторитет лидера. В эру цифровых коммуникаций и виртуальных команд эти шаги также добавят эффективности и производительности большим коллективам. Слушайте внимательно, стремитесь к ясности и структурированности и задавайте правильные вопросы. Удачи!
Марк Браун, писатель, преподаватель по лидерству, автор книги The Empathic Enterprise
