Шесть основных преимуществ электронного документооборота

       Новые технологии проникли практически во все сферы бизнеса. Инновации упрощают бизнес-процессы, помогают экономить время и повышают эффективность. Перевод в электронный формат всей документации компании — один из самых простых способов начала цифровой трансформации бизнеса.

 

  • Экономия времени

 

Системы электронного документооборота (далее ЭДО) значительно увеличивают скорость обработки документов. Нет необходимости распечатывать, сканировать, отправлять документы, ждать, пока клиент их подпишет и отправит обратно. Вместо этого можно обрабатывать и отправлять документы в несколько кликов мыши в течение нескольких секунд. 

Все уже давно привыкли отправлять отчеты в контролирующие органы можно и нужно в электронном формате. Большинство украинских компаний используют для этого программу M.E.Doc. Вместе с тем, решениями для обмена электронными документами с контрагентами (внешний ЭДО) пользуются далеко не все компании. При этом та же упомянутая выше система M.E.Doc может быть использована для таких целей. Систем внешнего ЭДО на украинском рынке более чем достаточно, как для мелких, так и для средних компаний. Есть системы и для корпоративного сектора, такие как система Deals. У них более тонкие настройки: можно задавать маршрут прохождения документов, распределять роли пользователей и определять департаменты внутри единой корпоративной системы, у каждого из которых будет свой документооборот. 

 

  • Повышение продуктивности

 

Время, которое вы выигрываете с помощью технологии ЭДО, делает работу всего офиса более продуктивной, позволяет заключать больше сделок, избавиться от рутины и сосредоточиться на более важных задачах. Вы автоматизируете документооборот и сводите к минимуму повторяющиеся задачи. Например, если вы используете одни и те же документы ежедневно, вам пригодится функция создания шаблонов. Во многих системах ЭДО реализована функция пакетной работы с множеством документов. Если вам необходимо подписать несколько десятков документов, вы можете сделать это в несколько кликов, не открывая один за другим однотипные документы.

Автоматизировать можно не только документооборот с контрагентами. Для крупных организаций с большим количеством сотрудников и сложной иерархией настоящим спасением может стать система внутреннего документооборота. В качестве примера такой системы можно привести Megapolis.DocNet, которая хорошо зарекомендовала себя на многих государственных и частных предприятиях.

 

  • Мобильность

 

Системы внешнего ЭДО, в большинстве своем, это — веб-решения, позволяющие подписывать документы где угодно, когда угодно и на любом устройстве. По понятным причинам, это особенно важно сейчас.

Больше не нужно просматривать стопки бумаги в поисках нужного документа — просто откройте его одним нажатием кнопки. Буквально через несколько секунд вы сможете его отредактировать или переслать нужному сотруднику или контрагенту. 

Стоит отметить, что веб-решения постепенно вытесняют десктопное программное обеспечение. Это касается не только ЭДО. Веб версии разнообразных систем учета тоже широко представлены на рынке. Один из примеров — украинская система A5 Бухгалтерия, Персонал и Зарплата

Стоит отметить и то, что у некоторых систем ЭДО есть мобильные приложения. Чаще всего они не обладают всем функционалом, который доступен в браузере, но работать с такими приложениями на смартфоне значительно удобнее. Из упомянутых в этой статье систем мобильные приложения есть у Deals, DocsET и Megapolis.DocNet.

 

  • Снижение затрат

 

По сравнению с традиционным бумажным документооборотом использование электронных документов однозначно более рентабельно. Вы экономите на бумаге, печати, расходных материалах и доставке. Не говоря уже о том, что хранение бумажного архива тоже требует затрат.

Конечно, получение лицензии на программное обеспечение для электронного документооборота требует определенных затрат. Однако они ничтожны по сравнению со старомодным бумажным методом. Только отправка одного документа обычной почтой стоит минимум 10 гривен. Один электронный документ обходится в среднем одну гривну.

 

  • Снижение рисков 

 

Бумажный документ — вещь ненадежная. Его можно можно повредить или потерять. Архив может затопить или сгореть. Потеря документа — тоже распространенное решение. Кроме того, вы можете отправить документ, ждать неделю обратной доставки и после получения обнаружить, что некоторые подписи отсутствуют. Приходиться начинать все сначала и снова платить за доставку. С электронными документами это исключено.

Более того, внедрение электронного документооборота повышает безопасность, благодаря надежным алгоритмам шифрования цифровой подписи. Никакие третьи лица не смогут подписать документ вместо вас.

Кроме того, если в системе есть разграничение прав доступа, документ не попадет в чужие руки или другой отдел. Его увидят только те, кто должен его видеть.

Электронные документы могут храниться на вашем собственном сервере, но большинство провайдеров систем ЭДО пользуются облачными сервисами. Это могут зарубежные, такие как Amazon S3 или Microsoft Azure. Есть и отечественные, такие как Gigacloud

 

  •  Улучшение клиентского опыта

 

Никто не станет спорить с тем, что клиентский опыт — важнейший фактор, влияющий на успех бизнеса. И, очевидно, что клиенты будут рады, если ваше взаимодействие с ними станет проще и эффективнее. Не говоря уже о том, что ЭДО экономит время клиентов. Стоит также отметить, что когда контрагент получает от вас документ, подписание и отправка обратно к вам не будет стоить ему ни копейки.

 

Автор. Евгений Загладько