nezamenim

Как уберечь бизнес от незаменимых сотрудников

Посмотрите на своих сотрудников и задайте себе вопрос: «Что будет, если кто-то из них уйдет прямо сейчас?». Если ответ заставляет вас нервничать – скорее всего, в вашей команде есть незаменимые сотрудники. Такие люди для бизнеса – это как «все нормально» из уст обиженной женщины. Сейчас все хорошо, но взрыв точно будет. Давайте разберемся, как этого избежать и обезопасить свою компанию.

Тревожные симптомы

Как распознать незаменимого сотрудника? Обычно его незаменимость не связана с его профессионализмом, навыками или опытом. Среднестатистический для рынка менеджер по продажам или СММ-специалист может стать незаменимым для своей компании в том случае, если будет обладать информацией, которой в компании больше никто не владеет.

Чтобы понять, есть ли у сотрудника такая информация, предлагаю пройти небольшой чек-лист:

  • если сотрудник внезапно покинет компанию, вы и ваши менеджеры не знают, какие требования выдвигать кандидату на его место;
  • вы не представляете, как ввести в должность нового работника на этой должности;
  • вы не понимаете, каким образом сотрудник выполняет свои обязанности, у вас нет представления о его бизнес-процессах;
  • этот человек пользуется для работы связями и контактами, которых нет в базе компании.

Мысленно поставили галочку хотя бы напротив одного пункта? Вероятнее всего, в вашей команде есть один или несколько незаменимых сотрудников.

Незаменим – опасен

К моему другу-предпринимателю однажды пришел руководитель отдела продаж и озвучил, казалось бы, обычную просьбу: «В компании больше никто не знает, как общаться с клиентами и продавать наши услуги. Я много работаю, поэтому хочу повышения зарплаты и более гибкий график».

В этой цитате мы видим опасность для бизнеса №1 – незаменимый сотрудник может манипулировать руководством, ссылаясь на свою уникальность. Вряд ли собственник или СЕО компании добровольно готов подписываться на такие отношения с одним из подопечных.

Однако даже если незаменимый сотрудник не собирается манипулировать топ-менеджерами, он все равно опасен, поскольку в любой момент может уйти по стандартной причине: более выгодная позиция, смена профессии, переезд в другой город. Если такой сотрудник выполнял непонятные для руководителя процессы, оперативно заменить его будет нелегко.Чтобы обезопасить себя и свой бизнес от этих двух сценариев, стоит сыграть на опережение.

5 шагов, чтобы уберечься от незаменимых сотрудников

Кажется, можно свести все до одного шага – уволить их. Но это не гарантирует, что компании больше не попадется незаменимый кадр. Предлагаю более эффективные способы, которые помогут бизнесу.

Шаг 1. Настроить в компании письменную коммуникацию

Письменная коммуникация – это когда сотрудники письменно решают все рабочие вопросы и дублируют текстом устные договоренности между собой или клиентами. Для письменной коммуникации подойдет любая удобная таск-менеджер- или CRM-система (мои компании используют Pyrus.com и Битрикс 24).

Такая коммуникация убьет сразу несколько зайцев:

— поможет установить сроки и ответственного за задачу человека;

— позволит руководителю отслеживать ход выполнения задачи и промежуточные результаты;

— даст новому участнику или исполнителю задачи понять, в чем суть, что уже было сделано и какие его дальнейшие действия.

Письменная коммуникация делает рабочий процесс более прозрачным и понятным руководителю.

Шаг 2. Внедрить единую систему найма, адаптации и аттестации сотрудников

Единая система найма – это когда у ваших рекрутеров или тех, кто занимается подбором персонала, есть четкие инструкции и бизнес-процессы этого дела. То есть, когда любой сотрудник покинет компанию, рекрутеры быстро сориентируются и будут точно понимать, какого человека они теперь ищут.

В нашей компании мы придумали свою систему найма и назвали ее Smart Team Search. Она состоит из 4-х этапов:

  1. Метапрограмма

Наши рекрутеры подбирают на каждую должность человека с определенной метапрограммой.

  1. Ценности и убеждения

Рекрутеры смотрят, совпадаем ли мы с кандидатом по ценностям, убеждениям и личным качествам, которые помогут нам сработаться.

  1. Мотивация

Рекрутеры определяют, что движет кандидатом качественно выполнять его работу, и готова ли компания ему это обеспечить.

  1. Профессиональные навыки и знания

Уже руководитель или другой специалист проверяет, что знает и умеет кандидат, и справится ли он с задачами своей должности.

Такая система позволяет достаточно быстро набирать в команду людей. Что немаловажно, эти люди будут максимально подходить компании и не провоцировать текучку кадров.

За системой найма следует система адаптации нового сотрудника. Это список всей необходимой информации, которая введет в курс дела нового члена команды с его должностью, а также с миссией, ценностями и правилами компании – фундаментом корпоративной культуры.

Последней в этом шаге идет система аттестации новых сотрудников. После испытательного срока она поможет выяснить, как новичок закрепил все знания, которые мы предоставили ему в период адаптации.

Шаг 3. Разработать оргструктуру компании и ввести понятие «результат деятельности сотрудников» (РДС)

Чтобы заменить сотрудника быстро и эффективно, нужно понимать две вещи:

— из каких отделов в целом состоит компания, кто руководители и сотрудники каждого отдела, и какое место в этой системе занимает конкретный сотрудник – за это отвечает оргструктура;

— за какой результат компания выплачивает зарплату каждому члену команды – за это отвечает результат деятельности сотрудника или РДС.

Оргструктура в ее финальном варианте представляет собой подробную схему с иерархией всех сотрудников и их сформулированными РДС. Каждый сотрудник должен подтвердить, что согласен со своим результатом деятельности и местом в компании. Когда в компании появится такой инструмент, ей будет легко объяснить новому человеку свои ожидания и договориться с ним «на берегу».

Шаг 4. Описать бизнес-процессы, скрипты и инструкции

Незаменимые сотрудники появляются, когда никто в компании не знает, чем они занимаются. Решение – описать все их действия в виде понятных бизнес-процессов, скриптов, инструкций и прочих документов. Сделать это надо для каждой должности, поскольку это позволит быстро обучать новоприбывших членов команды, не задействуя слишком много ресурсов других сотрудников. В таком случае адаптация новичка пройдет намного быстрее и с меньшим количеством ошибок по незнанию.

Шаг 5. Внедрить систему контроля за соблюдением всех бизнес-процессов

 Нововведения в бизнесе не должны остаться просто формальностью. Для этого необходимо назначить ответственных людей, которые будут следить за соблюдением всех правил, инструкций и бизнес-процессов. В небольшой компании это может быть помощник руководителя. В компаниях с большим количеством отделов контролем могут заниматься специально закрепленные в каждом департаменте люди.

Каждый из этих шагов – неспешная и регулярная процедура. Оргструктуру, бизнес-процессы, результаты деятельности сотрудников периодически нужно обновлять, потому что бизнес – это живой организм. Однако такой скрупулезный процесс избавит бизнес от незаменимых сотрудников и тех рисков, которые они несут.

Когда имеет смысл внедрять эти шаги

Есть только одна рекомендация – когда компания вышла на стабильный заработок: когда в компании есть регулярные платежи и возможность прогнозировать прибыль. До этого момента собственнику лучше сосредоточиться на заработке денег, а вот после строить сильную систему во избежание появления незаменимых сотрудников.

Петр Синегуб, сооснователь сообщества менторов и наставников в Board, собственник в ГК «Мир Весов» и Business Academy 4Smart