Проверка бизнеса на годность

Процессный подход – это инструмент, который делает компанию эффективней, стабильней, надежней, снижает издержки. Именно он обеспечивает масштабирование бизнеса.

В основе этого подхода лежат несколько базовых принципов, которые можно назвать инженерными: регламентированность бизнеса, прописанные бизнес-процессы, инструкции, инструментарий, возможность воспроизвести бизнес по чертежу и т.д. Но ключевой принцип можно описать одной фразой. Правильно отобранный работник, снабженный правильной инструкцией и инструментом, при правильном контроле и мотивации будет делать свою работу хорошо. Объединив таких работников в правильный процесс, можно обеспечить стабильную работу бизнеса. Секрет половины успеха бизнеса кроется в 6 факторах: найм, инструкция, инструмент, контроль, мотивация и процессный подход.

Процесс превращения

Иерархия появилась 4 тыс. лет назад в период укрупнения государственности. Она была необходима для построения цепочки подчинения. Сегодня иерархические схемы идеально работают только в армии, и как только они появляются в бизнесе, начинаются проблемы. Длительное согласование каждого действия, дублирование функций, необоснованный рост отделов и др.

Процессный подход принципиально отличается от подхода, построенного на иерархических схемах. Он предполагает совершенно другое мышление, когда важно, что на входе бизнеса, а что на выходе.

Что компания должна предоставить рынку, чтобы за это получать деньги? Так определяется выход процесса. Что компания должна получить от клиента, чтобы начать производить то, за что ей платят? Это вход. Компания при таком подходе становится процессом превращения заготовки в готовое изделие.

К примеру, организация производит болты из шестигранного стального прута. Его нарезают, короткие фрагменты вставляют в станок, обтачивают, создают резьбу – изделие готово. На каждом этапе выбираются технология, количество людей, нужных для проведения операций, и оборудование.

Это процесс последовательности действий, осуществляемых с заготовкой с целью превратить ее в готовое изделие. Главный процесс, к примеру, металлургического комбината – это превращение железной руды в стальной прокат. Вопрос: в каком месте этого бизнес-процесса расположена заводская столовая? Где она встречается с железной рудой и прокатом? Нигде. Можно сделать вывод, что ее в бизнес-процессе нет, но это не так. Кроме главных процессов есть еще и поддерживающие. У главных есть внешний клиент, а заказчики всех поддерживающих процессов находятся внутри. В этой парадигме дополнительные процессы обслуживают главные, обеспечивая их сотрудниками, и заводская столовая служит внутренним потребностям предприятия.

Правильные элементы – правильный бизнес

После того, как прописаны основные процессы, их можно начинать рассматривать на уровне отдельных процедур и этапов. Например, процедура открытия магазина утром раскладывается на отдельные операции.

Внедрение инструкций устраняет 90% ошибок и снижает требования к компетенции сотрудников при найме. А значит, персонал можно взять дешевле. Есть два пути разработки качественный инструкций.

Первый – когда их пишут консультанты за большие деньги. Описания при этом должны обновляться с каждым изменением в законодательстве, технологии, процессе. Второй – когда консультанты обучают этому специалистов компании, а они потом обновляют инструкции по мере необходимости.

Для того, чтобы оптимизировать бизнес, важно задействовать мотивацию.

Видов мотивации множество: зарплатная, карьерная, вертикальная и горизонтальная – повышение в должности или рост в мастерстве, репутационная, не денежная мотивация. Если все они работают, то тогда наверняка к каждому работнику подойдет хотя бы один ключик. В итоге мотивировано будет 100%, а не 25%. Так можно увеличить производительность сотрудников на 10-20%, иногда больше, но у этого процесса есть потолок.

Оптимизировать бизнес можно также за счет технологий, и здесь рост показателя возможен в 2-3 раза, в сравнении с базовым уровнем. Затем наступает момент, когда производительность можно увеличить только сменой инструмента и никак иначе. Правильное оборудование способно увеличить эффективность работы в десятки раз.

Годность под присмотром

Следующий ключевой элемент – это контроль. Его смысл в том, что работа сотрудника сравнивается с эталоном и корректируется в случае несоответствия. При этом руководство компании осуществляет совершенно другой тип контроля, который вообще не предполагает осведомленность о наличии работников. Директор контролирует подразделения и процессы, а не людей. При этом делает это при помощи KPI и других инструментов, но не в режиме реального времени. Например, коридора границ графика, показывающего приемлемые пределы отклонений. Одного взгляда на такую контрольную панель достаточно, чтобы сказать, с каким подразделением все нормально, а с каким есть трудности.

Наем персонала – это еще один ключ. Логика в описываемом подходе к работе бизнеса проста: компании не нужны лучшие, ее устраивают годные. Чтобы вести наем на основании критерия годности, необходимы две вещи: сами критерии годности и тесты для оценки. Каждый соискатель ведет себя как голубь по весне, потому обязательно использовать инструменты реальной оценки, чтобы отличить годного от негодного.

Существуют несколько категорий критериев годности. Первая – формальная. Это бумаги с печатями: права, медкнижка, диплом и прочее. Вторая – профессиональная. Умеет ли человек выполнять нужную работу, предоставлять требуемый результат в требуемый срок. Есть также критерии личностные: черты характера, профессиональные качества и прочее. Очень важно протестировать минимальный уровень по каждой категории критериев и брать только тех, кто оказался выше.

Немаловажный момент – это составление критериев годности. Объявление о найме, где говорится, какой сотрудник нужен, это только полдела. Вторая половина – заманить работника высокого класса и проверить его профессиональные навыки тестами. Они должны быть разноплановыми, похожими на реальную работу и сложными.

Сложнее всего с проверкой личностных качеств. Традиционные способы не позволяют их выявить, тесты на бумаге не помогут. Нужно использовать другие технологии.

Главное, помнить, что подбор сотрудников по принципу годности не работает на уровне менеджмента или ведущего специалиста, только снизу и до среднего звена.

Александр Левитас, бизнес-консультант и бизнес-тренер