Правила 36,6 в корпоративной культуре

Какова температура у вашей компании? Не удивляйтесь данному вопросу. Организация – это живой организм. Как и у человека, на температуру компании влияют разные факторы. Отметка на градуснике ниже нормы указывает на то, что организм обессилен. А выше – когда он пребывает в стрессе или борется с болезнью. Идеальный вариант – когда температурный режим компании остается в пределах 36,6 градусов. В таком случае у нее есть силы эффективно работать и строить планы на будущее. Чтобы добиться стабильной нормальной температуры, собственнику бизнеса нужно внедрить корпоративные правила компании.

Что такое корпоративные правила

Свод принципов и парадигм, по которым живет компания, – это корпоративные правила. Другими словами, это конституция бизнеса. Правила регулируют сферы, которые многие обычно пускают на самотек: общение между коллегами, взаимодействие с руководством, продвижение по карьерной лестнице и выполнение ежедневных задач. Кажется, что для таких вещей не нужно прописывать правила и внедрять их на корпоративном уровне. Ведь сотрудники сами договорятся, как им удобнее делегировать задачи, передавать документы или планировать рабочий день. Однако правила нужны – устные договоренности не работают.

Официальный документ с прописанными корпоративными правилами – это договор между сотрудниками и руководством. Он формализует, что все члены команды согласны действовать в определенных ситуациях именно таким образом. Когда приходят новые сотрудники, их тоже легко ввести в курс дела и быстро познакомить с корпоративной культурой нового места.

Главное преимущество правил – руководство может контролировать их выполнение и поощрять за это или штрафовать за игнорирование. Пока правил нет, наказывать за их невыполнение не совсем корректно. Поэтому каждому малому и среднему бизнесу, планирующему развиваться и масштабироваться, стоит глубже изучить тему корпоративных правил.

Как понять, какие правила нужны

Поверьте, в вашей компании уже есть правила: возможно, вы их не прописали, но они существуют в устном виде. Если вы всерьез задумываетесь о внедрении правил и создании корпоративной культуры, вам стоит предпринять такие шаги:

• сформулировать, по каким правилам сейчас работают сотрудники;
• понять, довольны ли вы этими правилами или их нужно усовершенствовать;
• какие сферы работы еще нуждаются в правилах;
• прописать для них правила вместе с директором или СЕО компании;
• познакомить их с сотрудниками, выполняющими HR-функции;
• сообщить всей команде.

Несколько лет назад я внедрил корпоративные правила в своих компаниях. В самой крупной из них сейчас работает более 100 человек. Ознакомьтесь с тремя правилами из этого списка, которые я рекомендую внедрить в первую очередь.

Правило № 1. Письменная коммуникация

Задания принимаются только в письменной форме. Если задание дается устно, продублируй его письменно

Письменная коммуникация – один из главных шагов в систематизации бизнеса. Для реализации этого правила в компанию нужно ввести общую таск-менеджер-систему, где сотрудники будут вести все задачи.Чем хороша письменная коммуникация в таск-менеджер-системе? Она прежде всего фиксирует все договоренности, сохраняет нужные данные по каждой задаче, а также определяет четкие сроки и ответственных людей. Для этого правила в компании стоит определиться с общим рабочим мессенджером, где сотрудники смогут переписываться между собой и неформально решать вопросы. Правило предполагает, что после устного разговора сотрудники письменно продублируют договоренности в соответствующей задаче внутри таск-менеджера или в рабочем чате по проекту. Это в разы экономит время команды. К тому же больше не требуется проводить много совещаний, ведь ответственность закреплена за одним человеком. Также сотрудники не спорят о давних договоренностях, потому что могут восстановить детали слово в слово.

Правило №2. Наилучший вариант

Сообщай не только о проблеме, но и о ее возможных решениях. Предоставляй информацию в формате «Наилучший вариант»

Это правило стоит вводить в том случае, если собственник бизнеса понимает, что ответственные за задачи сотрудники продолжают перекладывать ответственность на руководителя, поскольку не могут самостоятельно решать проблемы. Наилучший вариант – формат отчета о выполненной работе. Он заключается в том, что сотрудник рассказывает о результате своей работы по определенному плану:

• кратко объясняет суть задачи;
• предоставляет несколько вариантов решения с объяснением, почему выбрал именно их;
• выбирает среди них наилучший вариант и рассказывает, почему.

Если сотрудник отчитался о работе по-старому, руководитель имеет право попросить сделать это еще раз в формате «Наилучший вариант».

Такой формат существенно экономит время руководителей и тех, кто делегирует задачи. У сотрудников больше нет возможности схитрить и переложить ответственность. Данное правило учит команду ответственности, а это напрямую влияет на эффективность компании.

Правило №3. Рационализаторские предложения

Знаешь, как улучшить работу – предлагай! Инициатива, полезные идеи и предложения поощряются

Главный пример реализации этого правила – уже энциклопедическая история японской компании Toyota. Именно она популяризировала в бизнес-среде философию постоянных улучшений, или «кайдзен». Суть этого понятия проста и гениальна одновременно: компании необходимо постоянно улучшать рабочий процесс. И предлагать идеи стоит не руководству, а лично каждому сотруднику.

Как применить это в бизнесе? Нужно сообщить команде, что руководство ждет от них любые идеи, которые помогут сделать рабочий процесс эффективнее. Многие люди убеждены, что инициатива наказуема. Они боятся что-то предлагать, потому что их обяжут это выполнять или раскритикуют. Правило о рационализаторских предложениях легитимизует инициативность в компании. Оно показывает, что руководители открыты к диалогу с командой.

Почему именно команда должна вносить предложения? Потому что конкретному специалисту со своего места иногда понятнее, что ему мешает. Он видит, какие шаги в процессе затягивают работу, каких технологий ему не хватает. Если собственник бизнеса обратится к обычным грузчикам на складе или уборщицам, он вынесет для своего бизнеса много полезного. Поэтому всю команду стоит оповестить об этом правиле и рассматривать их предложения.Это правило не значит, что собственник бизнеса непременно должен реализовывать все, что ему предлагают. Каждое предложение нужно проанализировать и понять, действительно ли оно улучшит процесс. Однако правило рационализаторских предложений увеличит поток идей и разовьет в сотрудниках инициативность.

Что предпринять, чтобы правила работали

Корпоративные правила – отличный инструмент для повышения эффективности и нормализации температурного режима компании. Но они заработают лишь в том случае, если их будут помнить и выполнять. Поэтому стоит совершить такие действия:

• получить от всех сотрудников подтверждение, что они согласны соблюдать новые правила;
• назначить ответственных, которые будут контролировать выполнение правил;
• утвердить санкции за их нарушение или игнорирование.

Главный секрет при внедрении правил заключается в том, что собственник бизнеса и руководство компании первыми должны соблюдать все правила и показывать пример команде. Эти правила – универсальные, однако в случае необходимости вы можете адаптировать их под свой бизнес.

Петр Синегуб, сооснователь сообщества менторов и наставников Board, собственник ГК «Мир Весов» и Business Academy 4Smart