Бухгалтерия: помощник или агент налоговой

Какие ассоциации у вас возникают при упоминании бухгалтерии? Сотрудникам компании – долгожданная зарплата, бесконечная бюрократия или бухгалтер в вечном статусе «у меня отчет». Для собственника и руководителя, зачастую, бухгалтер – это работник, без которого нельзя обойтись, но который мешает делать бизнес. Эта важная подопечная персона постоянно пугает запретами, штрафами и налоговыми проверками. Возможно ли конструктивное общение руководителей и бухгалтерских служб? Да! Такое общение упростит процесс принятия управленческих решений и улучшит финансовое состояние компании.      

Статья основана на моем 20-летнем опыте работы в сфере бухгалтерского учета, из которых 10 лет – руководство бухгалтерским аутсорсингом для иностранных клиентов. Стиль работы европейских компаний – более открытый к взаимному диалогу, основан на взаимоуважении и желании услышать мнение сотрудников компании. В нашей стране таких примеров меньше, хотя они тоже существуют. Цель статьи – показать взаимные выгоды от сотрудничества руководителей и бухгалтерских служб.

Руководители часто недовольны тем, что бухгалтерия не может быстро предоставить нужную информацию. Всегда находятся причины «почему не могу» или «почему нельзя». Бухгалтерии сложно лавировать между оптимизациями и законодательством, быть вечным суперменом компании. Создается впечатление противостояния бухгалтерии всей фирме. Давайте разберемся в причинах такого поведения, и возможно ли его поменять.

Помощник или строгий учитель

Многим руководителям знакома ситуация, когда приходится вести бизнес, основываясь исключительно на собственном чутье и личных расчетах. При небольших объемах информации такие решения, зачастую, – самые верные. Но при развитии компании довольно сложно контролировать растущие потоки информации, и возникает потребность поручить учет и подготовку данных доверенному человеку. Таким человеком не всегда становится главный бухгалтер или финансовый специалист.

Как часто вам приходилось слышать от своих бухгалтеров: «у меня отчет до 20-го, информация еще не готова» или «совсем нет времени»? Бухгалтер постоянно живет в прошлом, мыслями об отчетах и изменениях налоговых правил, но это не совсем правильно. Прибыль зарабатывается каждый день принятием решений руководителями:

• о выборе поставщиков и покупателей;
• о ценах закупки и продажи;
• о финансировании и пр.

Помощь со стороны бухгалтерии в таких ситуациях очень важна. Компания выиграет в долгосрочной перспективе, если финансовый отдел начнет ставить текущие и будущие ее цели в приоритет.

Бухгалтеру можно и необходимо научиться мыслить по-новому, искать альтернативы для упрощения бизнеса. Ведь если бизнес выживает только при условии постоянной динамики, меняться должны и подходы бухгалтерии. Мы не можем диктовать, что можно и что нельзя, а только говорить о вероятных последствиях и возможных альтернативах, и предоставить право выбора руководителю.

Один из моих учителей в сфере финансов, предприниматель с богатым стажем, говорил: «Хочу так. Что мне за это будет?» В такие моменты наша бухгалтерия получала очередной вызов и превращалась в жужжащий улей: сбор информации, просчет вариантов и сценариев. Спустя время, руководитель получал полную информацию, включая налоговые последствия, и выбирал наиболее привлекательное для компании решение. Для бухгалтера такой стиль работы – это значительный рост профессионализма. За три года работы я получила бесценный опыт и выросла профессионально от начинающего бухгалтера до главного бухгалтера производственной компании.

Любому руководителю в лице бухгалтера нужен профессионал, который подготовит необходимую информацию и поможет принять правильное решение, предупредит о возможных рисках, предложит выгодные схемы работы. Таких специалистов сложно найти, и они высоко ценятся.

Разница между оператором и консультантом

Финансово-бухгалтерскую службу можно сравнить с семейным врачом-терапевтом: следит за организмом в целом, ведет регулярное наблюдение и делает записи, предлагает профилактические меры для поддержания здоровья, выписывает витамины и советует одеваться по погоде. Эти функции помогают всему организму быть здоровым и иметь хороший иммунитет.

Можно ли обойтись без такого консультанта? Да, посредственный бухгалтер может в меру усердно исполнять роль медсестры, а к хорошему внешнему специалисту можно обращаться только при плохом самочувствии. Вот только никто не знает, насколько серьезным окажется несвоевременно поставленный диагноз, излечим ли, и во сколько обойдутся запоздалые лечение и реабилитация.

Советы квалифицированного специалиста важны на всех этапах бизнеса: при разработке схем, планируемых рекламных компаний, формировании цены на продукцию и предлагаемых скидках и т.д. После совершения сделки многое уже нельзя изменить. К примеру, невозможно вернуть импортный НДС, если оборудование ввезено фирмой-неплательщиком НДС. Не все руководители знают подобные нюансы, и в нашей практике были случаи потери крупных сумм предприятиями «по незнанию».

Профессионал с большим опытом правильно составит финансовую отчетность, показывая руководителю реальную картину бизнеса. Не все знают, что подписываемая ими финансовая отчетность часто имеет ошибки и не соответствует действительности. Например, в балансе могут отсутствовать резервы на сомнительную задолженность, обеспечения по отпускам, в активах могут быть уже давно потраченные предоплаты. Бухгалтер работает над налоговыми отчетами более внимательно – за ошибки в них штрафуют. Нарушение бухгалтерских стандартов часто приводит к занижению расходов в отчетах, поэтому идет «в пользу» государства. Руководитель может даже не узнать, когда переплатил налог за ошибки или осторожность бухгалтера.

Почему бухгалтерия = бюрократия

Бухгалтерия – это сопутствующая бизнесу сервисная служба, которая берет на себя основную часть бюрократии. Отсутствие первичного документа может привести к:

• начислению дополнительных налогов при проверке;
• подозрению в фиктивности сделки;
• невозможности доказать свои права в суде.

Если ваш бухгалтер настойчив в отношении сбора документов, он просто хорошо выполняет свою работу и заботится о финансах компании. Если документа нет, то, зачастую, бухгалтер просто не отражает операцию.

Даже при наличии компьютеров и электронных баз данных, бухгалтерия пока не может полностью отказаться от бумажных документов. Одной из причин являются требования налогового законодательства: любая операция должна быть подтверждена первичным документом. Электронные документы разрешили, но в таком случае при проверках инспектору нужно дать доступ к системе электронного документооборота компании (МЕДОК, Соната или др.). Какой вариант вы выберете?

Управленческий учет вам в помощь

Составление финансового плана (бюджета) важно для успешного ведения бизнеса. Бюджет позволяет увидеть, будет ли прибыльной сделка или бизнес еще до вложения денег, выбрать выгодные источники финансирования и правильно рассчитать сроки и условия займов.

При составлении бюджета помощи одной бухгалтерии будет мало. Бюджеты должны составлять все отделы компании и быть ответственными за их выполнение. Бухгалтер или финансист поможет объединить разрозненные бюджеты в единый документ, контролировать соответствие плановых и фактических данных, своевременно информируя руководство о возможных отклонениях.

Внедрение бюджета можно объединить с установлением правил документооборота в компании. Инструкции руководителя о правилах движения документов должны стать частью корпоративной политики любой компании. Это приведет к улучшению рабочих процессов и повышению дисциплины сотрудников, а бухгалтер освободит время для помощи руководителю в принятии более важных решений.

Для помощи руководителю создаются базы данных управленческого учета. В них фиксируются все операции день в день:

• со склада отгружен товар;
• заправлен автомобиль на АЗС;
• оплачен товар поставщику;
• получены деньги от покупателя и пр.

Такие системы дают руководителю целостную картину и контроль над работой предприятия. Внедрение и отладка таких автоматизированных систем – долгосрочный и дорогостоящий проект. В моей практике стоимость внедрений стартовала от $20 тыс.

Малый и средний бизнес может создать систему такой управленческой отчетности на базе Excel, используя доступную технику и телефоны. Руководителю важно установить, какая информация ему нужна, кто из сотрудников, кому и когда должен прислать информацию (по мейлу, через смс-сообщение, др.). Сотрудники должны понимать требования руководителя, четко знать свои обязанности и ответственность за нарушение правил. Предоставление такой информации можно включить в положение о премировании или показатели работы (KPI, BSC). Например, кладовщик может ежедневно отправлять данные об остатках и движении продукции на складе, водитель ежедневно информировать о заправках и пробеге, бухгалтер сообщать о состоянии расчетов с покупателями или остатках денежных средств и т.п. Для оперативной информации достаточно отправить смс оператору, который занесет данные в Excel или 1С.

Получая данные в реальном времени, а не с опозданием в 10-20 дней, руководитель может своевременно отреагировать на возникшую проблему и вовремя ее исправить, правильно спланировать заключение договоров, согласовать оплаты и многое другое.

С чего начать диалог

С чистого листа, забыв о разногласиях, и с готовностью услышать отличное от своего мнение. Увидев в совместной работе и диалоге ценность, легче начать с нуля. Руководители часто не хотят начинать разговор из-за неверия в возможность самого диалога. Каждый категоричный отказ руководителю – это удар по его репутации. Мои коллеги часто не решаются говорить открыто, принять непривычный для них стиль мышления и найти совместное решение.

Как и с любыми отношениями: если они важны для вас, вы захотите сделать их лучше и сделаете первый шаг. Определите для начала только самое важное, фундаментальное для вашей работы. Попросите о помощи и расскажите о своих проблемах. Разберитесь, отчего возникает непонимание. Взаимное доверие строится постепенно, и нужно запастись терпением. Атмосфера сотрудничества станет нормой только при взаимном уважении и помощи.

Наталья Шевченко, МВА, финансовый директор ООО «Оттен Консалтинг», преподаватель в Бизнес-школе КРОК – BSK