Як зміниться Client Experience систем обліку

«Як ти це робиш?» – отримую запитання на співбесіді від керівника, розповідаючи про понад 10 років досвіду впровадження різних систем обліку. «Це просто», – відповідаю. Наша розмова триває 15 хвилин, після якої я отримую можливість побудувати ще одну, більш цікаву та ефективну систему обліку. Робота над технічним завданням та впровадженням програми пройшла через розбіжності та об’єднання, через недоспані ночі, звільнення та залучення нового персоналу, змістовні розмови про архітектуру програмного продукту та майбутній кінцевий результат. Мені довелося працювати з професіоналами, які отримали досвід в інших культурах управління компаніями. Щодня кожен додавав свого характеру, настрою, переконання прийняти його ідею, а наступного дня отримували результат, що відрізнявся від домовленостей. Так створювався зручний та практичний для бізнесу програмний продукт.

Часто ставлю собі запитання: «Скільки ще таких автоматизованих систем управління потрібно побудувати? Чи не варто спростити «процеси» (термін, що передбачає автоматизацію управління фінансово-господарською діяльністю підприємства)?» Досліджуючи історію розвитку бухгалтерського обліку, можна прийти до висновку, що потреба обрахунку у різних країнах переслідувала неоднакові цілі. Завданням Китаю було зрозуміти рух цінностей та забезпечити їх збереження, Німеччина ставила за мету обрахунок отриманого прибутку, США вводять поділ обліку на фінансовий та управлінський. З таких роздумів виникає запитання: яку мету має переслідувати система обліку для українського бізнесу сьогодні й у майбутньому? Думаю, відповіді будуть різними, адже потреби кожної компанії формуються від унікальності їхніх бізнес-моделей. Так, є процеси, що впливають на вектор у цілому, тому почну з історії.

Нетимчасова вигода

Ще не так давно компанії використовували паперові журнали, які трансформувалися у перші електронні системи, що значно скоротило час на обробку інформації. Сьогодні ринок сформував багато програм управління підприємством, які часто надто складні, інші, тримають монополію, незважаючи на заборони. Розчаровує те, що компанії працюють на програмах не українського походження, навіть враховуючи факт багатства України на талановитих програмістів.

Настав час українського продукту системи управління компаніями. Наступне: потрібно зрозуміти наповнення, структуру та продумати всі технологічні можливості.

Запитання, які ставлять перед собою керівники при запуску побудови будь-якої системи, не завжди відображають реальні потреби компанії. На це накладаються випадки нефахової відповіді членів робочої групи чи бізнес-аналітиків, які пишуть технічне завдання, що заводить компанію у тривалі та дорогі етапи проекту. Такий результат нікого не влаштовує. Тому багато компаній не наважуються розпочинати проект з огляду на невідомість кінцевого результату, а хтось, розпочавши, залишає проект на певній стадії його розробки.

На початковій стадії проекту необхідно пам’ятати, що програмний продукт розробляється не лише для тимчасової вигоди бухгалтера чи одного з керівників підрозділу. Система повинна давати раціональні рішення для виробничого процесу з врахуванням потреб власника бізнесу. У моїй практиці були помилки, коли ми не мали змоги чітко визначати джерело інформації для майбутнього технічного завдання. В окремих випадках у робочі групи потрапляли працівники, що створювали лише «шум» та вводили групу у довготривале обговорення власної думки. Це призводило до втрат часу, зайвих емоційних навантажень та відхилення загальної стратегії в інше русло. Безумовно, побудова кращої системи тягне за собою кардинальні зміни. Так, зміни доведеться безжально впроваджувати, видаляти старі схеми та будувати нові. У робочі групи варто долучати різносторонніх менеджерів, одні, це так звані «мрійники», інші, що системно тебе повертають «на землю», та такі, які на три реалістичних пропозиції знаходять четверту.

Кожен новий крок у вдосконаленні системи обліку має впроваджувати максимальну вигоду для користувача. У сучасних умовах ніхто не будує програм для отримання балансу чи подачі податкової звітності. Реалізуються механізми відображення ефективності чи неефективності господарських операцій у розрізі найдрібнішої одиниці у режимі онлайн, обрахунку економії чи перевитрати кожного продукту, отримуванні звітів для ефективної роботи керівника будь-якого відділу компанії.

Цифровий документообіг

Електронний документообіг – це наступне, чого потребують сучасні компанії. Передача паперових документів з однієї точки України чи світу в іншу спричиняє багато проблем компаніям. Тривалість передачі, помилки та виправлення, навіть втрату чи відновлення. Вже давно передача даних має здійснюватися миттєво, відповідно, папір необхідно замінити електронними знаками. Компаніям не потрібно очікувати на отримання оригіналів документів, щоб відобразити операцію в обліку, не потрібно одній вводити операції з реалізації, іншій – приходу коштів, за теперішніх можливостей дані з мережі потрібно отримувати автоматично. Так, у майбутньому є ризик автоматизувати посаду бухгалтера, але я переконана, що бухгалтер має бути експертом, аналітиком, консультантом та помічником керівника в управлінні бізнесом.

Добре, що в Україні на рівні держави замислилися над питанням оцифрування даних і розробили «Цифровий порядок денний України – 2020». Ціллю проекту є вдихнути нове життя в економіку та суспільство. Проект передбачає «цифровізацію» України, започатковує багато ініціатив переходу даних у цифру та мережу, але на впровадження піде чимало часу. Бізнес є більш гнучким у реалізації е-трансформації. Перехід на новіші технології сьогодні допоможе компаніями стати технологічними, сучасними та створить нові можливості у майбутньому.

Компанії потребують легшого та швидшого програмного продукту, інтегрованого з різними системами, що існують на ринку для оперативного обліку чи контролю. Виходячи зі світового досвіду, перспективою української економіки є розвиток середнього бізнесу. Саме його, в першу чергу, необхідно навчити швидко впроваджувати свої програми для коректного управління господарськими операціями. Навчити аналізувати свою діяльність, без допомоги передачі даних з системи у Excel за допомогою аналітиків, де часто спрацьовує «людський фактор» у представленні даних для власників. Компанії витрачають багато коштів, наймають великий штат програмістів та аналітиків, пересилають дані до аналітичних платформ, щоб володіти інформацією та втримувати конкурентну позицію на ринку.

Майбутнє бізнесу

Звісно, швидкість зростає не лише у пересуванні світом, швидкість обробки даних у мережах – також. Нові ІТ-технології, можливо, штучний інтелект мають прийти на допомогу. Ми повинні перейти на новий рівень існування систем. Програма повинна бути багатомодульна, з великою кількістю сервісів. Користувач повинен отримати можливість будувати звіти, документи, інтерфейс і т.д. з урахуванням власних потреб чи дизайну. Не повинен залежати від гуру-програміста чи супер-аналітика і чекати, доки той реалізує те чи інше завдання або звіт. Кожна затримка впливає на оперативність оцінки ведення бізнесу, неправильна трансформація даних призводить до помилки у стратегічному кроці. Вважаю, що необхідно автоматизувати обмін інформації від покупця до продавця, має працювати принцип «прийняти-конвертувати-переслати», і не має значення, в який спосіб обліковує свої операції компанія.

Український ринок наповнили різні програмні продукти обліку, які часто є складними для користувача, або надто простими для формування аналітичних даних, що негативно впливає на управління бізнесом. Для адаптації шаблонного програмного рішення, компанії змушені за допомогою програмістів створювати свій внутрішній унікальний продукт, який не має життєвого циклу назовні. Водночас, інша компанія, яка має подібні процеси, змушена будувати нову аналогічну систему, збільшуючи ринок систем обліку та забезпечуючи роботою програмістів на тривалий час.

Ринок повинен мати інші, нові пропозиції, де розробка для бізнесу буде доступна кожному. Є багато цікавих рішень у світі, які необхідно приводити та інтегрувати в Україні.

Відкритий код – Open Source, хмарні рішення, модульність, е-документообіг та застосування блокчейн в системах допоможуть компаніям стати прозорими, мобільними та гнучкими, оперувати коректними даними у режимі онлайн, швидко реагувати на зміни ринку. Вірю, що це вже дуже близькі будні для українського бізнесу.

Ірина Дмитерко, заступник фінансового директора в Агрохолдингу «Мрія», випускниця програми Key Executive MBA та член Ради LvBS Alumni