Три истории помогут подготовить ваше лучшее выступление

Сейчас навыки публичного выступления стали нормой в бизнес-сообществе. Выступить на деловой конференции, круглом столе, провести внутренний тренинг для персонала или же ворк-шоп, мастер-класс для клиентов и партнеров – обычные вещи для первых лиц компании. Конечно же, не всем дана харизма от природы, но навык выступать перед аудиторией ничем не отличается от езды на велосипеде. Просто нужно ответить самому себе на несколько важных вопросов и готовиться.

Прочтите три истории, которые вам помогут отточить навык публичных выступлений.

История первая. Вас пригласили выступить на экспертной конференции

Корпоративная почта известила Евгения новым письмом о том, что через три недели его приглашают представить свой 20-тиминутный доклад на экономическом форуме. Руководитель Евгения давно настаивал на участии в этом мероприятии и возможность проявить себя в роли спикера не была новостью. У Евгения был опыт посещения международных конференций, и он много раз выступал как внутри организации, так и за ее пределами. Чувства, которые испытывал Женя в этот раз, стали для него неожиданностью. Он начал волноваться. На изменение эмоционального состояния влиял статус мероприятия и то, что времени на подготовку совсем не было.

Волнение перед публичными выступлениями совершенно объяснимый физиологический процесс. Красочные картины своего успеха или провала мелькают в нашей голове. Вот только аргументированных оснований для прогнозирования истинного результата у нас недостаточно. Мы опираемся на свой предыдущий жизненный опыт. Когда-то вы выступили отлично и теперь рассчитывайте на похожий результат. Или, обратная ситуация, однажды выступили, остались недовольны собой и теперь воспоминания о негативном опыте заставляют нас пребывать в состоянии «душа не на месте».

Бывали ли у вас подобные тревоги перед публичными выступлениями? Потеря контроля, усиливаемая неопределенностью информации? Где найти время на подготовку? Какую информацию готовить? Что будет интересно и актуально слушателям? Как структурировать информацию? Какой формат презентации выбрать? А вдруг будут задавать вопросы, на которые у меня нет ответа или ответ требует время на разъяснения. Лавина вопросов усиливает волнение и самый важный совет в этот момент – начните готовиться. Начните выделять время на подготовку к выходу на сцену заранее.

Рекомендации

Запросите у организаторов полную информацию о конференции. Вас интересуют все темы докладов, дискуссионных панелей, список спикеров. Узнайте детали программы, уточните место вашего выступления в регламенте дня. Вам необходимо узнать место проведения мероприятия и условия логистики, которые помогут приехать вовремя, чувствовать себя отдохнувшим и полным сил.

Если резюмировать организационный блок подготовки к мероприятию, то можно записать себе 7 вопросов, на которые вам необходимо найти ответ.

Кто будет участвовать в форуме – участники и их экспертный уровень.

Какие темы будут раскрыты – связка тематики в смысловую цепочку для слушателей.

Кто является спикерами и экспертами ивента – глубина подготовки информации.

Сколько времени занимают доклады – границы вашего выступления.

Во сколько ваше выступление – до обеда и после люди воспринимают информацию по-разному

Где будет проходить мероприятие – вам необходимо знать заранее детали логистики.

Как будет организовано пространство зала – важно понимать месторасположение и готовиться к выбранному формату.

Данный блок определяет актуальность информации вашей части и позволяет рассчитать оптимальное количество времени на подготовку лучшего выступления.

История вторая. Найдите свой баланс между формой и содержанием

Евгений любил планирование, грамотные прогнозы и людей, уважающих время. На стене, в его кабинете красовалась китайская пословица: «Человек, который смог сдвинуть гору, начинал с того, что перетаскивал с места на место мелкие камешки». Выступление на экономическом форуме Евгений расценивал как восхождение над своими страхами публичных выступлений. После получения информации от организаторов, Евгений понимал, что тема требует проработки, глубины информации, точности цифр и аргументированной подачи материала. В первую очередь, он беспокоился о том, чтобы подготовить контент.

Но как в 20 минут вложить столько информации, сколько изучают за 2 года университета? Как использовать кейсы Компании и на конкретных примерах раскрыть тему? Евгений еще не думал про форму, его, как финансового эксперта, интересовало содержание. Выверенное, актуальное и только то, которое можно придать публичности. Он исписал в своем рабочем блокноте 8 страниц и даже пробовал читать написанное вслух, декларировать написанное коллегам, но получил обратную связь о том, что речь несвязанная, информация общая и непоследовательная. Евгений стал чувствовать раздражительность и начал саботировать подготовку. Он не хотел выглядеть на сцене в роли капитана Очевидность и предстать перед экспертным сообществом глупо.

Как сдвинуть с мертвой точки процесс подготовки, если ты владеешь огромным объемом информации, но не знаешь, как структурировать и облегчить подачу материала. Как выбрать приоритетные темы и создать интереснейшее и лучшее выступление?

Спикеров TED готовят к выходу на красную точку от двух месяцев до полугода. Выверяя тему, которая идет «от сердца», будет актуальным знанием для слушателей в зале и по всему миру. Спичрайтеры образовательного канала вместе со спикерами-экспертами ищут ключевые сообщения, помогают выступающим подобрать и использовать личные истории во время выступления.

Рекомендации

Возьмите чистый лист бумаги формата А4. На какой один вопрос отвечает тема вашего выступления? Сформулируйте вопрос, на который вы даете ответ и проверьте, является ли информация актуальной для слушателей. Нарисуйте три круга и впишите в них три ключевых сообщения вашего выступления. Три основных посыла, которыми для вас важно поделиться со слушателями. Три самых важных тезиса, которые вы будете раскрывать, стоя на сцене.

После определения основных месседжей, вы можете вокруг ключевых мыслей написать цифры, факты, истории, которыми вы усилите свое главные тезисы. На картинке у вас получается нейронная клетка. Такой способ подготовки помогает не писать строка за строкой штампы, а доставать «из своей головы» последовательную информационную цепочку. Шаг за шагом, линия за линией ваше выступление становится личностным и помогает вам раскрывать глубину темы.

Важно найти информационный баланс, чтобы выступление не выглядело, словно физик разговаривает с физиками и не было настолько очевидным и простым, чтобы потерять внимание зала, подарить им время для использования социальных сетей. На кону ваша репутация. Ищите свои ключевые сообщения. Ваши экспертные секреты. Доставайте из глубин памяти ваш опыт, который помог вам стать сильным экспертом и поможет миллионам людей услышать вашу уникальную историю.

История третья. Пора!

Через 10 минут подниматься на сцену. Евгений сидит в зале в первом ряду. Можно ли сказать, что он готов? Ноги и руки уже не трясутся, включилась защитная реакция – я ничего не помню, что говорить? Предыдущий спикер явно задерживается по времени и выйдет за свой лимит времени. Тема актуальная, но захватить внимание не удалось. Тема Евгения логически связана с темой предыдущего спикера, но как начать свое выступление так, чтобы без раскачки войти в бодрый ритм изложения и сразу вовлечь аудиторию в диалог. Тренировки восточных единоборств и подготовка к диалогу с залом не прошли даром и в голове Евгения стучит мысль: «Искушение сдаться будет особенно сильным незадолго до победы».

В какой-то момент мелькает мысль отказаться от доклада. Всего лишь мысль. Которая запускает процесс волнения снова. Женя начинает дышать глубоко, встает, выпрямляет спину, поднимается на сцену и берет в руки микрофон. Бешеный пульс помогает чувствовать ответственность, адреналин становится союзником динамичного начала. Евгений улыбается и смотрит в зал. Появляется первый слайд. На нем спасатели написали тему. Тему, сформулированную главным вопросом выступления. Пять секунд времени кажутся вечностью. Вдох выдох. Он говорит участникам, что знает про правила экспертной среды. Оно гласит: «Не говорить ни слова, если это не изменят тишину к лучшему». Люди аплодируют и улыбаются. Они ждали эмоцию. Они хотели видеть эксперта, который не стесняясь показывает, что он живой человек. В зале появляется интерес. Евгений чувствует себя победителем, он не показал волнение, в его руках микрофон и впереди его ждет лучшее выступление.

Рекомендации

Развивайте свои навыки коммуникации. Слова и наши поступки меняют мир. Делитесь полезным опытом. Выбирайте грамотный контент и будьте собой. Перестаньте выступать пафосно, начните разговаривать с людьми в зале.

Лучшее время чтобы посадить дерево было 20 лет назад лет назад. Следующее лучшее время – сегодня.

Лейла Алиева, бизнес-тренер, руководитель проекта Action Learning в Украине, speechwriter