Штрафы: подумать дважды, прежде чем сделать
Зачем владельцы прибегают к системе штрафов? С их помощью они хотят что-то остановить в своих компаниях или чего-то не допустить. Например, если ввести штраф за опоздание на работу, то это дисциплинирует сотрудников приходить вовремя на рабочее место, когда приходят первые клиенты или поступают телефонные звонки. С помощью штрафов за неправильную эксплуатацию оборудования добиваются его сохранности в рабочем состоянии.
Дисциплина и самоконтроль
Если мы посмотрим ближе на разнообразные штрафы, то увидим, что обычно их используют в следующих случаях:
- Чтобы выполнялись правила компании или должностные инструкции. Например, дресс-код, политика поведения сотрудников в соцсетях, внешний вид рабочего места, правила заполнения рабочих бланков, правила ответа на рабочую почту и т. д.
В этих случаях штраф играет больше дисциплинирующую роль, чтобы не допустить нарушений. Сознательный сотрудник редко будет нарушать правила, зная, что за этим последует штраф.
- Штрафом может быть компенсация тех материальных потерь, которые понесла компания из-за сотрудника, который нарушил общие правила компании или должности. Например, пиццерия обещает доставить клиенту пиццу в течение часа после заказа. Если это сделать не получается, клиент получает пиццу бесплатно. Для того, чтобы это было выполнимо, сотрудник по приему заказов должен непрерывно следить за их поступлением и сразу же запускать в производство. Отлучиться с рабочего места он может только в том случае, если передал кому-то эту функцию. Это прописано в его должности. Нарушение правила приведет к срыву сроков приготовления пиццы и ее поставки. Следствие – материальные потери компании – пицца. Они оплачиваются сотрудником, который нарушил правила. Такие штрафы обычно более понятны сотрудникам и легче ими воспринимаются. Они редко приводят к бурному несогласию.
Момент несогласия сотрудника со штрафами компании обычно самый опасный при их внедрении. Ведь работник, затаивший злобу, будет втихаря «воевать» против тех, кто ввел штрафы. То есть, против компании и своего руководителя. Недовольные сотрудники могут разрушить коллектив и навредить имиджу компании.
Как правильно ввести систему штрафов
Ниже – список основных действий.
- Слово «штраф» лучше заменить более мягким синонимом – компенсация.
- Варианты штрафов должны быть прописаны для каждой должности (политика штрафов).
- Политика штрафов должна находиться в должностной папке сотрудника. Он должен быть с ней ознакомлен и согласен работать по таким правилам, что подтверждается его подписью на второй копии политики, которая хранится в отделе по персоналу.
- Дайте сотрудникам время на адаптацию к штрафам. К примеру, первый месяц фиксировать нарушения, оповещать их об этом, но не штрафовать.
- Когда закончится адаптационный период, оповестите об этом персонал. Желательно письменно. Получите уведомление обратно с подписью сотрудника о том, что он ознакомился с этим и готов применять.
Как составить политику штрафов
Обычно у человека вызывает несогласие с тем, чего он не понимает или понимает неверно. В отношении штрафов у многих сотрудников есть идея, что изъятые деньги идут шефу в карман, и он только и делает, что придумывает, к чему бы придраться, чтобы побольше заработать.
Зная такую точку зрения, политику по штрафам нужно писать так, чтобы развеять вымышленные предположения.
Пошаговый план такой:
1. В начале документа опишите, для чего вы выпустили политику штрафов. Какую задачу вы хотите с помощью этого документа решить. Важно! Любые внутренние документы пишите простым языком, не используя специфические и профессиональные термины. Пишите короткими предложениями. Ведь задача всех внутренних документов – это донести информацию до сотрудника. Если документ написан сложно, сотрудник его не поймет или поймет неправильно.
Например, использовать такую формулировку: «Мы все заботимся о том, чтобы наша компания предоставляла клиенту качественный продукт. Ведь именно за такой продукт клиент нам платит деньги. Чтобы мы могли это делать, каждый член нашей команды должен правильно выполнять свою работу. Для этого у нас существуют правила работы в компании, которые нельзя нарушать. В противном случае, это может приводить к сбоям в работе других сотрудников, к материальным потерям компании и к некачественному продукту, который потом попадает в руки клиента. Чтобы этого не допускать, мы вводим материальную систему компенсаций за нарушение правил компании. Нарушитель платит компенсацию из своей заработной платы. Цель системы компенсаций – не допускать нарушений правил компании».
2. Составьте список штрафов и опишите, почему применяется каждый из них. Другими словами, опишите, как невыполнение конкретного правила вредит компании. Это удобно сделать в виде таблицы (см. табл.).
3. Опишите, куда и на какие цели пойдут изъятые у нарушителя деньги.
Например, рассмотрим штраф для сотрудника отдела отгрузки товара за то, что, привозя заказчику товар, он не добивается отметки о получении товара на расходной накладной. В итоге, бухгалтер не получает нужные документы для закрытия сделки.
Прописываем этот штраф, примерно, так: «Название штрафа: «Компенсация за отгрузку, не закрытую расходной накладной». Сумма штрафа: 300 грн.
Объяснение штрафа: «Если наш бухгалтер не получает расходную накладную с отметкой заказчика о получении товара, он не может правильно, по закону закрыть эту сделку. Бухгалтеру приходится тратить время, связываясь с заказчиком, чтобы добиться от него получения оформленного документа. На это может уйти много времени, так как после получения товара клиент уже не спешит предоставить нам необходимые документы».
Выполняя эту работу, бухгалтер, по сути, доделывает работу за сотрудника отдела отгрузки. Исходя из этого, изъятая у сотрудника отдела отгрузки компенсация в сумме 300 грн идет в общую сумму оплаты работы бухгалтера.
4. Опишите, когда и в каком виде будет изыматься штраф.
Например: компенсация будет изыматься 1 раз в месяц, во время выплаты заработной платы.
5. Напишите напутственное слово, которое еще раз покажет сотруднику, что цель системы штрафов не изъять у него деньги, а добиться выполнения правил компании.
Например: «Коллега, мы очень надеемся, что вы будете добросовестно следовать всем правилам компании, и вам никогда не придется компенсировать их нарушение. Это в наших общих интересах. Так как утвержденные правила позволяют делать нашу компанию еще более сильной, а в сильной компании все мы можем достигать своих личных целей!»
Подытожив вышенаписанное, добавлю:
— грамотно составляйте политику штрафов и правильно ее внедряйте;
— не допускайте, чтобы сотрудникам назначали штрафы без предупреждения, иначе будет «бунт на корабле»;
— когда вы разработали и запустили политику штрафов, ее нужно выполнять всем. Каждый раз! Иначе она просто не будет работать.
Я искренне надеюсь, что мои советы помогут вам внедрить такую систему достаточно гладко и безболезненно для персонала. А ваша компания, в результате, получит четкие и работающие технологии без нарушений. Удачи в применении!
Татьяна Моисеева, соучредитель стоматологического CAD/CAM центра «Sтахановец»