Тайм-менеджмент на удаленке
Дождались? Получили? Мечты сбываются? Оказывается, не так уж все радужно в этой удаленной работе, многие столкнулись с неожиданностями и даже неприятностями. Поговорим о том, что же нужно делать, если нужно работать из дому, да еще и с коллегами, которые тоже оказались в подобной ситуации .
Отмечу сразу: то, что происходит сейчас, серьезно отличается от фрилансерства. Фрилансер – человек свободный, он сам выбрал работать из дома, потому что он по своей природе к этому изначально был склонен. А что делать офисному человеку, которому нужна дисциплина, рабочая обстановка, тишина, временами – общение с коллегами? Такому сотруднику работать из дому нелегко – он птица другого полета. Но пришлось! Будем с этим что-то делать. Рассмотрим три аспекта: организовать пространство, организовать себя и организовать коллег/партнеров.
Организация пространства
В офисе работник об этом не думает: он сразу получил свои стол и стул, причем, почти в полную собственность, по крайней мере, до окончания своей работы в этой компании. На этом рабочем пространстве человек организовывает все так, как ему нравится и имеет полное право возмутиться, если кто-то что-то нарушит. Садясь за стол, он автоматически настраивается на рабочий лад.
Дома все приспособлено для других целей. Рабочий кабинет есть не у всех, а если ты организуешь себе рабочее место в гостиной или на кухне, то выясняется, что это пространство с тобой хотят разделить и другие члены семьи.
Письменные принадлежности тоже являются всеобщим достоянием. Диван или кресло совершенно необходимы для того, чтобы построить халабуду, а в кровати, вообще-то, принято спать, а не работать. К этому добавить привычку тела дома есть, спать и релаксировать – и вот она, полная картина прокрастинирующего сотрудника, пытающегося урвать хоть немного свободного времени для того, чтобы поработать.
Начните с того, чтобы организовать себе рабочее пространство. Договоритесь с родными, чтобы оно было максимально стационарным, а так же, чтобы вещи, которые вы будете использовать в работе, никто не трогал без вашего разрешения. То есть, максимально, насколько это возможно, стабилизируйте рабочее место, как это было в офисе.
Мне известны случаи, когда семьи оборудовали специально отдельную комнату под рабочий кабинет, установив в ней рабочие столы для всех сразу, взрослых и школьников, то есть, создав импровизированный офис дома. Это, кстати, даст возможность устанавливать рабочее расписание для всех.
Самоорганизация
Начинайте свой день с составления списка задач. Важное замечание: теперь в списке задач должны быть задачи рабочие, семейные, спортивные, физиологические и общественные одновременно. Это важно, потому что если раньше разделение задач происходило автоматически, за счет разделения территорий, то теперь территория на все одна, значит, нужно разделить задачи визуально, хотя бы на бумаге.
Вы заметили, что я отдельно выделила спортивные задачи? Учтите, что сейчас, в самоизоляции, вы потеряли довольно значительный объем физической нагрузки, который теперь должны восполнить за счет осознанных плановых занятий физкультурой дома. По расписанию. А почему бы вам не ввести домашние “производственные зарядки” и делать их в качестве перерыва в работе до и после обеда? Установите рабочее расписание, когда начинается рабочий день и когда он заканчивается. Так же расписание перерыва на обед (с учетом того, что теперь его нужно еще и приготовить).
Учтите, что работа на дому всегда происходит медленнее, чем в офисе, поэтому не перебарщивайте со списком задач на день — нет ничего приятного в том, чтобы вечером констатировать, что опять ничего не успел. Для того, чтобы не перебрать задач, введите тайм-калькуляцию, то есть, оценку каждой задачи по затратам времени (с учетом и домашних задач — ведь сейчас у вас все вместе) и прямо с утра подсчитайте, сколько часов занятости у вас получилось по вашему плану. Должно быть около 20 часов (с учетом сна и питания). Ну, а 4 часа оставим на форс-мажор.
Организация других
Оказывается, одним из сопровождающих удаленную работу факторов является автоматическая раздражительность и тревожность. Да, да! Причина? Необходимость ждать ответа. В офисе все было намного проще: если ответ нужен был срочно, на вчера, то всегда можно было самому подойти к человеку, постоять у него над душей и добиться, чтобы он все отодвинул и выдал тебе то, что нужно. А сейчас над душей не постоишь, забрасывать человека письмами и звонками бесполезно, если он не хочет или не может ответить, а когда ты получишь желаемое – неизвестно. Ну, как тут не сорваться? На близких, например… Поэтому вам нужны четкие правила и процессы вашего взаимодействия с коллегами.
Например, время для работы с почтой – сколько раз в день и в какое время. Нужны правила по скорости ответа, а еще лучше: надо начинать каждый рабочий день с видеовстречи, мы это называем скрам-митинг – это 15-минутная утренняя видео встреча всей команды, на которой подводятся итоги вчерашнего дня и согласовываются действия на сегодня. А руководитель на этой видеовстрече внимательно наблюдает за лицами и эмоциями, чтобы вовремя вмешаться, если есть подозрения на хандру или несогласия. Но, учтите, с несогласиями работать нужно отдельно, после общей встречи.
Также будет полезно наполнить свой рабочий день видеовстречами с клиентами, партнерами, руководством или подчиненными. Если встречи согласовывать заранее, то это, во-первых, очень дисциплинирует, во-вторых, это заставит вас привести себя в порядок, чтобы красиво выглядеть на экране.
Кстати, чуть не забыла: обязательно утром переодевайтесь в такую одежду, словно вы собираетесь пойти на работу. Это еще один способ настройки на рабочий лад. Женщинам наносить макияж — обязательно! Например, мой муж хорошо знает, что если я надела деловое платье, значит, у меня видеовебинар, что для него означает режим запрета на резкий шум.
Подведем итоги
- На удаленной работе свободного времени стало еще меньше.
- Необходимо в список задач дня вносить дела не только рабочие, но и личные с семейными.
- Организуйте себе рабочее пространство и установите рабочие правила дома.
- Ведите тайм-калькуляцию, чтобы не перебрать с количеством задач.
- Согласовывайте рабочие процессы с другими людьми, договариваясь о конкретных точках взаимодействия.
Людмила Богуш, учредитель тренинговой компании “Студия управления временем BogushTime”, автор технологии При-Цельного тайм-менеджмента.