Кто считает вашу прибыль

У любого бизнеса есть выбор ведения бухгалтерского и налогового учета. Законодательство не предоставляет выбора только компаниям, имеющим публичный интерес, и бюджетным учреждениям. Остальные могут на свое усмотрение выбирать наиболее подходящий вариант для собственного бизнеса.

Из чего же можно выбрать? Какой из способов будет наиболее интересным и эффективным? Предлагаю разобраться с особенностями каждого из вариантов.

• Ведение учета директором или собственником компании.
• Услуги бухгалтера-предпринимателя.
• Штатный бухгалтер или бухгалтерская служба.
• Ведение учета по договору компаниями, предоставляющими услуги бухучета или аудита.

В этой статье я поделюсь с вами заключениями, сделанными за 10 лет работы в качестве наемного бухгалтера и 11 лет руководства внешними бухгалтерскими службами. За эти годы я также успела получить опыт и в двух других вариациях: и как директор, и как внештатный бухгалтер.

Директор – ответственный за все

С этим вариантом все просто. Он оптимален только в одном случае: если отсутствует или почти отсутствует деятельность, а директор понимает, как заполнять отчеты, какие именно, и когда их сдавать. При увеличении объема работы – директору лучше заняться прямыми обязанностями и делегировать работу специалисту.

Но часто этот вариант – фикция.Фактически учет ведет бухгалтер, но по каким-то причинам не ставит свою подпись. В основе этой фикции нередко стоит нежелание бухгалтера брать на себя ответственность, свою или чужую. Свою – это неуверенность в компетенции, чужую – за операции, происходящие в компании (бухгалтер может понимать риски, а влиять на них не может). Что с этим делать, и как поступать – решать вам.

Внештатный бухгалтер-предприниматель

Данный вид организации учета самый рискованный и непредсказуемый. Без ущерба для качества один человек физически может вести в среднем не более 10 малых компаний. Конечно же, есть разные объемы и разные компании, как и разные способности исполнителей, и на количество операций тоже нужно смотреть. Но ведь вы этой информации никогда не сможете узнать или проверить, подрядчик не обязан вам ее сообщать.

Одна моя коллега лет 12 назад закрывала 24 малых компаний сама. Дома. Ночами напролет. А через несколько лет она прекратила заниматься бухгалтерией. Вы будете уверены в качестве таких отчетов? Даже самый ответственный и внимательный человек может допустить ошибки. Усталость – не самый лучший помощник. Возможно, вы будете один из немногих у мамочки в декрете, у которой еще куча забот дома. А, может быть, вам повезет, и все будет отлично. Лотерея.

Когда один человек ведет множество ФОП – это также довольно рискованное сотрудничество. Эта работа не требует глубоких знаний бухгалтерии, но очень важна внимательность, усидчивость и ответственность. Но если клиенты зарегистрированы в разных районах Украины, то потребуется узнавать данные по платежам для большинства людей во многие налоговые, не перепутать цифры и реквизиты, что может быть довольно нелегко, особенно вначале. Много мелкой и кропотливой работы, за которую мало платят. Поэтому не удивляйтесь, если вдруг какой-то ФЛП  заплатит штрафы. Погрешности неизбежны.

Данный вариант несет в себе риск зависимости от одного человека, который вам не подчиняется и время работы которого вы тоже не знаете. И если он допустит ошибку, то взыскать штрафы с подрядчика будет весьма проблематично, а в бюджет их заплатить все равно придется. Решать, конечно же, вам. Но лично я не рекомендую. Лучше штатный специалист и на неполную занятость, которому вы сможете поставить условие работы в офисе в конкретные часы, когда он будет заниматься только вами.

Штатный бухгалтер или бухгалтерия

Зачастую на работающих компаниях без бухгалтерии обойтись невозможно. Есть ежедневные операции: отгрузки, выписка налоговых накладных, работа с банком и выплатами по командировкам.

Контроль и доступность – ключевые для данного вида организации. Но действительно ли это так? В чем заключается контроль, и кто именно контролирует? Знает ли директор, под какими цифрами он ставит подпись на налоговых декларациях или под финансовыми отчетами? Проверяет? Знает стандарты? Знает ли квалификацию своего главного бухгалтера?

Внутренняя бухгалтерия может работать эффективно, если директор не просто делегировал работу бухгалтерии, а изначально сделал все максимально возможное для безопасной организации учета для компании,  позаботившись об основных моментах.

• Регулярный внешний контроль во избежание сюрпризов во время налоговой проверки.
• Совместная организация документооборота и учетной политики.
• Ограничение прав доступа к файлам и электронным базам в зависимости от функционала.
• Резервные копии баз данных и документов на внешних серверах.
• Регламент процессов бухгалтерии: платежные дни, процесс согласования оплат, проч.
• Бухгалтерия не может иметь исключительное право подписи банковских документов.
• Доступ к информационным ресурсам, включая семинары, базы данных законодательства.

Неужели обо всем этом должен позаботиться директор? Да, директор или собственники бизнеса. И чтобы вы поняли важность организации процесса учета и контроля, приведу несколько случаев из жизни своих клиентов:один главный бухгалтер увольняется перед комплексной проверкой, другой шантажирует оригиналами документов, третий оставляет хаос в документах и базах данных и выезжает за границу.

Но вот вы счастливчик, и ваша компания сотрудничает с замечательным специалистом и просто хорошим человеком, и проблем у вас с ним нет, и документы в порядке. Но ответственность и штрафы для бухгалтеров – это магические слова. А в первую очередь любой бухгалтер все равно думает о своей личной ответственности и безопасности в случае налоговой проверки. Поэтому очень часто бухгалтера перестраховываются, оплачивают лишнее, идут навстречу просьбам налоговых инспекторов. Зачем? Чтобы быть в хороших отношениях, если вдруг придут на проверку. Иллюзия. На проверку приходят совершенно другие подразделения, а сговорчивость расценивается как слабость и неумение отстоять свои интересы. В итоге омпания все равно заплатит лишнее там, где можно было по закону оплатить меньше. С внутренней бухгалтерией все риски человеческого фактора остаются на работодателе.

Бухгалтерский аутсорсинг

Украинские компании не очень часто пользуются такими услугами, считая их дорогими и неудобными. Когда  говорят «дорого» сравнивают зарплату бухгалтера и услуг компании. Но ведь, кроме зарплаты, любая компания тратит деньги на оборудование рабочего места, выстраивание процессов, обеспечение информационной поддержки, покупку баз данных учета, социальные выплаты сотрудникам и  др. Все это уже включено в стоимость услуг подрядчиков-бухгалтеров. «Неудобно» обычно следующим компаниям, у которых:

• бухгалтерия нужна локально для своевременной выписки и приема документов;
• большой процент «оптимизаций» или изменений документов «задним числом»;
• много закрытой информации, которую нежелательно выносить из компании;
• слабая дисциплина процессов и движения документов;
• есть риск мошенничества со стороны менеджеров.

Преимущества аутсорсинга

• Исполнители действуют по закону, а не по просьбе или давлению налоговых инспекторов.
• Поддержка уровня профессиональных знаний и работа в кругу коллег снижает риск возможных ошибок.
• Качество знаний, объем и скорость работы находятся под контролем.
• У клиента всегда есть доступ к бухгалтеру, вне зависимости от приема-увольнений, отпусков и больничных.
• Защита данных, структура и дисциплина, а по договоренности – и финансовый контроль для инвесторов.

К выбору компании нужно подходить взвешенно и аккуратно, обсуждать детали и прописывать порядок взаимодействия, уточнять условия работы, наличие внутреннего контроля, страховки профессиональной деятельности, сколько фирм будет вести назначенный бухгалтер. Рекомендую выбрать несколько компаний, изучить их историю и узнать отзывы.

В любом случае риск исполнителя остается на компании – подрядчике, и взыскать его по страховке или в судебном порядке легче, чем с ФОП или сотрудника.

Оптимальное решение

Мой личный опыт показывает, что наиболее оптимальный вариант – это сочетание внутренней бухгалтерии и регулярного контроля качества внешними консультантами или аудиторами.

Такая форма дисциплинирует бухгалтерию, помогает ей в сложных и нестандартных ситуациях, а в случае обнаружения ошибок их можно исправить до налоговой проверки. Эта форма приемлема, если в компании есть полная занятость хотя бы одного бухгалтера и возможность оплатить услуги консультантов.

Стандартных идеальных решений не бывает, как не бывает решений только с достоинствами или с недостатками. Всегда есть выбор, и нужно выбрать самое сбалансированное сочетание для конкретного бизнеса, исходя из целей и стратегии, требований собственников и руководителей, текущих задач и организации. И этот выбор, конечно же, за каждым руководителем или собственником.

Наталья Шевченко, МВА, финансовый директор ООО «Оттен Консалтинг»,  преподаватель KROK Business School, бизнес-тренер