zakupki2

Создаем дополнительную ценность в закупках

Закупщики, традиционно измеряющие свою эффективность показателями экономии, рано или поздно столкнутся с проблемой истощения ресурсов поставщиков и потери их мотивации к дальнейшему сотрудничеству. Вечно перекладывать ответственность за эффективность закупок на поставщиков и затыкать их средствами бреши в балансе компании не получится.

Возможно, именно поэтому и появилась концепция стратегических закупок,  предусматривающая анализ потребностей на ранних этапах закупочного процесса и проведение переговоров с внутренними заказчиками: об избыточных объемах, перенасыщенных спецификациях и завышенных ожиданиях. Эти переговоры значительно более трудоемкие и нервные, чем «выкручивание рук» поставщикам – тут оппонент зачастую имеет больший вес и мощную харизму. В ход может пойти шантаж закупщиков срывом сроков реализации проектов, невыполнением плана продаж или ущербом бренду. В такой ситуации уже нужно уговаривать, лавировать, рисковать, пользуясь инструментарием экономики, психологии и политики.

Будем считать, что возможности стратегических закупок в вашей компании эффективно реализуются. Что же еще могут закупщики предложить бизнесу с точки зрения создания  дополнительной ценности?

В наиболее продвинутых компаниях закупщики будут участвовать в разработке продуктов, проводить глубокий анализ цепочек поставок до уровня субподрядчиков основных поставщиков, изучать и корректировать бизнес-модели, производственные процессы стратегических партнеров и т. д. Ознакомившись с «Disruptive Procurement: Reinventing and Transforming Procurement Function» коллектива авторов AT Kearney, вы поймете, насколько широки горизонты развития закупок. Однако есть и более доступные способы создания дополнительной ценности, и на некоторых из них я хотел бы остановиться.

Эффективное использование экономии

Куда идут сэкономленные миллионы, ежегодно декларируемые закупщиками? Зачастуюникуда. Учет и классификация может быть неверной, и экономия будущих периодов смешается с результатами текущего финансового года. Размер экономии может рассчитываться от первого предложения поставщика. Контроль реального потребления по сравнению с прогнозируемыми показателями может отсутствовать. Наконец, экономия потратится на незапланированные потребности – бюджет ведь надо освоить полностью.

Предлагается внедрить несколько базовых принципов учета экономии:

— результат считается от бюджета;

— экономия текущего финансового года учитывается отдельно;

— отчет утверждается финансовым контролем;

— реализация экономии контролируется на основе реального потребления;

— утвержденная экономия текущего финансового года вычитается из соответствующего бюджета внутреннего заказчика.

Таким образом будет достигнут реальный эффект на финансовые показатели компании и материализуются усилия службы закупок.

Инновации поставщиков

 Процесс закупок управляет взаимоотношениями с поставщиками. Собранные знания, опыт и креатив поставщиков можно использовать на благо вашей компании.

  • Рекомендации поставщиков по улучшению качества и сокращению себестоимости продукции вашей компании, в создании которых они участвуют.
  • Синхронизация дорожных карт (роадмапов) развития продукта между вашей компанией и поставщиком, чтобы их инновации немедленно становились достоинствами вашего продукта.
  • Бизнес-консультирование поставщика, которое он готов предоставить бесплатно или по минимальной ставке, чтобы помочь вашей компании оптимизировать бизнес-модель, процесс производства, маркетинговую стратегию и т. д.

Ведь поставщик, как никто другой, заинтересован в вашем успехе.

Увеличение прибыли

 Ваша база поставщиков – это бонусный пул потенциальных клиентов компании. Скорее всего, они потребляют продукты, аналогичные производимым вашей компанией, и, возможно, обслуживаются у ваших конкурентов.

Конечно, полностью «пересадить» поставщиков на вашу продукцию будет непросто, особенно, если ваши конкуренты тоже являются их клиентами. Но получить хотя бы часть бюджета поставщика вполне реально. Его обязательства  по закупке продукции вашей компании должны стать стандартным элементом переговорной стратегии. Помимо этой очевидной возможности, менталитет закупщиков должен быть постоянно настроен на генерацию новой прибыли, а не только на экономию расходов.

Возможности трансформации расходов в доходы уникальны для каждой компании. Приведем несколько примеров из авиационной индустрии.

  • Передача собственного бортового журнала в аутсорсинг, в результате чего вместо расходов на производство компания получила часть доходов от рекламы.
  • Продление договора с тревел-агентством на условиях распределения прибыли от выдачи виз пассажирам авиакомпании. Ранее вся прибыль оставалась у агентства.
  • Контракт на продажу устаревшего оборудования по принципу распределения прибыли, а не стоимости металлолома.
  • Разнообразные программы трейд-ин с производителями компьютеров и мобильных терминалов.
  • Возврат тары и продажа упаковки как вторсырья.
  • Продажа стока выведенных из оборота товаров на борту (посуда, столовые приборы, белье и одеяла) поставщикам и персоналу компании.
  • Открытый аукцион по продаже автопарка по достижении максимального пробега.

Разгрузка баланса

Устаревшее и неисправное оборудование, нераспределенные маркетинговые материалы, стенды с прошедших выставок, материалы со старым брендом –  все это тонны мертвого груза и миллионы долларов на балансе компании. Идентифицировать их, рассортировать по принципу возможного использования, определить балансовую стоимость, подготовить к продаже или утилизации –  неимоверно трудоемкий процесс, которым мало кто хочет заниматься. Закупки и логистика берут эту работу на себя, чтобы разгрузить балансовую ведомость компании, оптимизировать складские площади и связанные с ними расходы, получить дополнительную прибыль за счет продажи потенциально полезных активов. Финансовая выгода от этого процесса порой сопоставима с многомесячными результатами работы службы закупок в традиционной области переговоров с поставщиками.

Бартер

Предметом бартера может быть любой продукт или услуга, потребляемые вашей компанией. Вы исключите расходы на агентов, дистрибуцию и маркетинг, и, главное – сохраните наличный капитал. Можете расширить клиентскую базу, распродать складские остатки или сократить долги.

А также можете прибегнуть к услугам посредников, которые предлагают авиабилеты, гостиничные номера, рекламные активы для бартерных операций. Эти посредники сами найдут покупателей и организуют продажу за бартерную валюту. Бартер может быть инструментом увеличения прибыли и разгрузки баланса, описанные ранее.

Маркетинговое сотрудничество

Любая крупная компания обладает существенными маркетинговыми активами: веб-сайт и социальные сети, региональные отделения или точки продажи, автопарк. Важным компонентом является клиентура, досконально изученная и классифицированная. Маркетинговые активы можно предложить поставщикам под рекламу, продвижение бренда и целевые акции в обмен на прибыль, скидки или аналогичные активы для продвижения собственного бренда.

Имея большой автопарк, компания может заключить договор с автопроизводителем и получить лизинговые автомобили его марки с существенной скидкой, поскольку они будут частью маркетинговой программы. На рынке авиаперевозок производители готовы платить авиалиниям за возможность предоставлять потребителю свою продукцию (вино, кофе, сухие закуски, косметика) на борту или брендировать салфетки и стаканчики. Можно кобрендировать переданный в аутсорсинг небольшой склад или продать название станции метро – возможности маркетингового сотрудничества безграничны.

Преференции

Существуют программы поддержки местных частных предпринимателей, ветеранов армии, народных промыслов и т. д., и это обязательство не только государства, но и крупных компаний. Вы можете учитывать преференции в тендерной оценке, например, выделяя под них 10-20% ценового рейтинга. Тем самым ваша компания будет реализовывать свою социальную ответственность и улучшать общественный имидж.

Поставщики,  являющиеся клиентами или маркетинговыми партнерами вашей компании и генерирующие прибыль, тоже могут получать определенные преимущества. Несомненно, ваши долгосрочные стратегические партнеры должны пользоваться некоторыми преференциями в регулярных тендерах – главное, чтобы это было основано не на субъективной оценке внутреннего заказчика, а четко отражено в тендерном рейтинге.

Дополнительная мотивация персонала

Закупки могут предоставить дополнительные инструменты мотивации персонала. Корпоративные скидки на авиабилеты и гостиницы можно расширить на частные поездки персонала компании и членов их семей. Ваши поставщики могут предоставить специальные предложения на свою продукцию или установить временную точку продажи в вашем офисе.

В некоторых компаниях существуют разделы корпоративного веб-сайта со специальными предложениями поставщиков и выпускаются скидочные карты. Программа скидок для персонала указывается в трудовом договоре как одно из преимуществ, предоставляемых сотрудникам.

Вышеперечисленные примеры призваны показать, что дополнительная ценность в закупках может создаваться не только уменьшением цены. Увеличивается прибыль, улучшается имидж компании, укрепляются отношения с поставщиками, продвигается бренд – и все это благодаря всестороннему профессионализму закупщиков.

Сергей Довгаленко, Head of Procurement в Etihad Airways, почетный член и выпускник британской программы CIPS