совещание

10 полезностей для ваших совещаний

Длинные неплодотворные совещания надоели всем без исключения. Они не нравятся рядовым сотрудникам, потому что это – потеря времени и ресурса. Часто-густо они длятся часами, и ничего хорошего после них не происходит. От них устают сами менеджеры, когда после трех-четырехчасового марафона выползают из переговорной с чувством выполненного долга, но без малейшего удовольствия или хотя бы удовлетворения процессом или результатом.

Что же делать? Может, отказаться от коллективных встреч в большом формате? Но как тогда информирование, коммуникация, координация, в конце концов? Совместное принятие решений – важная компетенция бизнес-команды. И как каждая компетенция она требует прокачки.

Что ж, покачаем! Посмотрим, что больше всего раздражает и делает совещания скучными и длинными, и что поможет вам преодолеть эту проблему и строиться на эффективные командные встречи.

  1. Организационная составляющая

Собираются не все, не там, не те, или вообще негде. Все по очереди приходят, кладут блокноты, идут за кофе, не обнаружив большинства коллег. Тем временем, приходят другие и повторяют тот же трюк, ибо что ж сидеть, если еще не все собрались. Часто люди приходят в переговорку к обозначенному времени, но она занята. Бывает, что в рассылку не включили нужных людей, и они не запланировали свое время.

Решение

Организатор встречибеспокоится загодя о месте, делает оповещение на всех, убеждается, что нет препятствий.

Лайфхак: заранее приготовленный кофе на столе сплотит сотрудников вокруг этого стола. Конфеты – туда же.

  1. Отсутствие агенды – повестки дня

Это касается регулярных совещаний, которые проходят по одному и тому же графику, и не факт, что есть понимание повестки – по ходу разберемся.

Решение

Установите в комнате переговоров флипчарт. Это сильно облегчит задачу. Наклейте на стикерах все вопросы повестки, которые поступили от участников. Проголосуйте точками: каждый пусть выберет ТОП-3 или ТОП-5 вопросов для обсуждения. Таким образом, ваше совместное время будет эффективным – вы закроете самые важные вопросы большинства.

  1. Тайминг

Если не договоритесь о тайминге, люди будут нервничать, выбегать, отвлекаться на звонки и текущие дела.

Решение

Перед началом предупредите, сколько времени займет совещание. Придерживайтесь договоренностей. Как?

  1. Ограничьте количество вопросов и время на их обсуждение и принятие решений.
  2. Напишите все на флипчарте, на какой вопрос отведено сколько времени.
  3. Договоритесь с держателем времени – человеком, который будет напоминать о дедлайнах, но не вести совещание.
  4. Чтобы приучить себя укладываться в отведенное время, начните заканчивать совещание вовремя независимо от того, прошли ли вы все вопросы.
  1. Переключение на другие попутные вопросы

Это – самый распространенный триггер затянутых совещаний. Темы и вопросы берутся будто бы из ниоткуда и перетягивают одеяло на себя, забирая, таким образом, ценное время, отведенное на совещание.

Решение

Нужно иметь под руками табличку «Держим тему» и показывать ее друг другу в таких случаях.

Лайфхак: заведите себе лист флипчарта с названием «Парковка вопросов». Все, что не касается темы, но важно, паркуйте туда. А, тем временем, идите дальше по теме.

  1. Сумбур и совместное обсуждение

Перебивать друг друга и одновременно говорить нескольким людям, как минимум, невоспитанно. Каких результатов можно добиться при таком отношении к коллегам?

Решение

Создайте правила на самом же совещании, уделите этому 5-7 минут в самом начале. Спросите у самих сотрудников: «Как нам не перебивать друг друга?» Будут предложения про поднятие руки, про передачу слова. Все годится, лишь бы команда сама под этим подписалась. И тогда, когда опять начинается «базар», напомните команде о договоренности.

Лайфхак: передавайте друг другу «микрофон» в виде маркера. Пока нет в руках маркера – говорить нельзя.

  1. Залипание

Ходим по кругу, решения не появляются, на каждое решение находится множество аргументов против, но нет конструктивных предложений.

Решение

Всегда в рукаве надо иметь вопросы: как это нас продвигает к нашей цели принятия решения? Как то, о чем мы говорим, связано с нашей целью? Какие решения продвинут нас вперед?

  1. Конфликты, выяснение отношений

Часто сотрудники переходят на личности, оскорбляют друг друга, порождая неконструктивную атмосферу.

Решение

Создать договоренность о правильной обратной связи.

  1. Говорить из роли, а не от личности. Например: «Как финансовый директор я должна обратить внимание на риски принятия решения о покупке оборудования, в связи с тем, что это грозит вымыванием оборотных средств».
  2. Говорить с позиции «я». «У меня участились обращения по такому-то поводу…» в отличие от: «Вы, как всегда, налажали с примерами документов для подписи сотрудниками».

Лайфхак: пусть команда сама придумает, что ей делать в случае разворачивания конфликта на самой встрече.

  1. Отсутствие решения в конце совещания

Многим знакома ситуация, когда коллектив потратил несколько часов рабочего времени на совещание, но в конце оказывается, что цели не достигли. Решение не приняли. Просто сидели и общались.

Решение

Фиксируйте идеи сразу на флипчарте. Коллективный разум хорошо работает, когда есть общее визуальное поле. Проводите голосование либо вводите критерии, согласно которым можно оценивать разные варианты решений. Вводите цифровую оценку для критериев, сравнивайте результаты.

  1. Ни сроков, ни ответственных

Долго говорили, много обсуждали, забыли сделать резюме, договориться о сроках и ответственных. Будьте уверены – никто ничего не сделает так, как вы думали.

Решение

Прокачайте привычку заканчивать любой вопрос, резюмируя все предложения, предлагая команде определиться, кто берет задачу и в какие сроки обещает ее выполнить. Обязательно фиксируйте в общей системе таск-треккинга задач или любой другой (можно даже написать на флипчарте, сфотографировать и всем разослать). Хорошо работают такие программы, как Trello, Odoo и такие же подобные. Обязательное условие – программа должна быть доступна всем, и ее использование должно быть результатам общей договоренности.

  1. Обесценивание

Часто, выходя из совместной встречи, сотрудники обмениваются фразами в стиле «опять просидели столько времени, когда же работать?», «это – пустая трата времени», «переливание из пустого в порожнее» и т.д.

Решение

В течение 4-5 совещаний давайте сотрудникам ценность совместных решений. «Спасибо за вот это решение», «Спасибо, что распаковали сложный вопрос». Чем конкретнее будет проявлена ценность, тем лучше. Это превратится в культуру. Встречи приобретут большую ценность. С шестой встречи спрашивайте уже у них: «Что было важно сегодня?» И не пугайтесь, если иногда вы услышите: «Просто вместе обсудить». Коммуникация движет бизнес вперед, особенно если она нацелена на результат, партнерство ради ценности, доставляемой клиенту.

Приятный бонус

Я обещала 10 советов, но, конечно, у меня есть бонусный – 11-тый! Добавьте фана в ваши встречи. Приветствуйте юмор, просмотр смешных роликов в 5-тиминутном перерыве на кофе. Встречайтесь в более неформальном месте – комнате для отдыха, например, (не всегда, конечно). Сделайте выездную встречу. Конечно, не стоит превращать рабочие встречи каждый раз в специвенты, но иногда вносить разнообразие полезно!

Я сознательно не писала о ноутбуках и телефонах, потому что искренне считаю, что, когда вы приходите встретиться и обсудить важные для вас вопросы, принцип «здесь и сейчас» приоритетнее всего остального. Раз уж вы все выделили время друг для друга, проведите его с пользой для компании и ее клиентов!

Желаю вам энергичных командных встреч, правильных бизнес-решений, фана и командного взаимодействия в ваших командах!

Повторим урок

Проверка по чек-листу
Место
Время
Тайминг
Агенда
Парковка вопросов
Кофе на столе
Маркер-микрофон
Карточки-напоминалки
Стикеры
Флипчарт
Держатель времени
Договоренности и правила
Общая программа для фиксации задач и сроков
Давать ценность
Фан

Если вы поставите подтверждающие птички хотя бы в 10 из 15-ти пунктов, ваши встречи точно изменятся в лучшую сторону! Это только кажется, что все так сложно. После пяти встреч, многие вещи станут обыденными, сформируется навык. Добавляя по одному новому навыку в 1-2 недели, вы прокачаете все 15! Ваша компетенция вырастет, совещания станут эффективными.

Ирина Кушнир, командный коуч, основатель в Dream Team Consulting Group