Торг уместен

Многие считают, что абсолютное значение операционной прибыли при курсе доллара 24 грн невозможно сохранить на том же уровне, который был при курсе 8. Но некоторым компаниям это удается благодаря управлению операционными затратами.

В период кризиса и падения продаж точка безубыточности движется вниз. Чтобы в таких условиях сохранить прибыльность бизнеса, необходимо активно управлять операционными затратами. Увеличение продаж, конечно, тоже поможет, но для этого придется заплатить дополнительной мотивацией персонала, дисконтами, тратами на логистику из-за роста количества доставок и пр. В результате, снижение операционных затрат на 4% принесет больше чистой прибыли, чем рост продаж на 5%.

Под сокращением затрат подразумеваем их оптимизацию – снижение, которое не наносит вред компании. В основе этого процесса лежат 3 кита: оптимальный продукт (услуга или технологии), цена и количество (см. рис.) Сокращенно их называют ЦПК. Оптимизация каждого из этих параметров позволяет свести затраты к точке оптимума. Компании, как правило, с пониманием относятся к тому, какой продукт и в каком количестве они закупают. Актуальным остается вопрос подбора оптимальной цены.

Неделимая единица

Во время кризиса в компании нередко возникают противоречия между финансовым департаментом, закупщиками, подразделениями, занятыми продажами, логистами и другими. Логика взаимоотношений разных отделов сложна, ведь это еще и взаимодействие между разными бюджетами: финансовым, закупочным, а также бюджетом поставщика. Их всех объединяет SKU – та неделимая единица учета, которая присутствует во всех бюджетах.

В плане закупок, к примеру, должна стоять листовка определенной плотности, размера, тиража и цены. Количество таких листовок позволяет сформировать бюджет, а также проанализировать цены тех поставщиков на рынке, которые способны ее произвести.

Для дальнейших действий по оптимизации важно узнать, что такое нетоварный категорийный менеджмент, каталог нетоварных SKU, и как его создать. Это принесет понимание финансистам, что и сколько стоит, закупщикам – что и куда нужно закупать, а взаимодействовать все стороны будут так, что ни одно подразделение не останется обиженным и не будет нарушен баланс финансового бюджета. В этом случае, стоит использовать методику Expense Reduction Analysts. Она простая, но в Украине ее мало применяют, так как методика требует терпения и большого желания ее реализовать.

За основу каталога нетоварных SKU необходимо взять закупки компании за прошлый период времени. К примеру, за год. То, что уже произошло и свершилось, станет нормой для конкретной компании и масштаба ее работы. Эти данные собираются в одной таблице, которая форматируется и анализируется отдельно по каждой категории. К примеру, полиграфия, перевозки и прочее. Для каждой категории формируется каталог базовых цен из стоимости и количества отдельных позиций, так будет проще сравнить цены прошлого периода с ценами будущих тендеров и закупок и выявить эффективность использования денежных средств.

Управление закупками

Закупки делятся на три категории: децентрализованные, централизованные и аутсорсинг.

Децентрализованные закупки

Преимущества – не нужно нанимать новых сотрудников с высокими зарплатами, а дополнительная нагрузка менеджеров обойдется компании дешевле. Децентрализация подразумевает, что кто-то быстро договорился, оформил заказ, и закрыл срочную потребность. В закупочном процессе будет минимальное количество бюрократических проволочек, все идет быстро и «по-свойски». Главный контроль – это согласованность с утвержденным на закупки бюджетом. Что и куда ушло, выясняется ориентировочно раз в год. Важно, чтобы сумма не вышла за рамки. При таком подходе к закупкам, поставки соответствуют запросам, и каждый руководитель линейного подразделения самостоятельно контролирует процесс.

Недостатки – утрата преимуществ объемных закупок всей компанией (представители разных департаментов бегают по одним и тем же поставщикам и договариваются). Так они не смогут получить дополнительную скидку от поставщика за счет объема заказа. Кроме того, на переговоры о закупках отвлекается много времени у руководства функциональных подразделений, и растет стоимость доставки за счет частоты. Заказы могут дублироваться, формируются излишки.

Централизованные закупки

Преимущества – в эффективной трате времени на тендерные процедуры, а именно они применяются в крупных компаниях. Это позволяет многое стандартизировать, в том числе и критерии выбора идеального поставщика, качества продукции, порядок и периодичность доставки, прочее. Подход способен объединить потребность в закупках нескольких отделов сразу или даже территориальных подразделений. Благодаря ему растет покупательская способность компании, ведь можно договориться о хорошей цене при крупном заказе, выгодных условиях оплаты и лучшем сервисе. Он позволяет хорошо контролировать запасы и эффективность использования ресурсов.

Недостатки – частота проводимых тендеров обычно не превышает одного раза в год, и потому нужна очень высокая квалификация менеджеров по закупкам. Мотивация персонала соответствующей службы и их обучение – это дорогое удовольствие.

Аутсорсинг

Преимущества – эксперты обладают реальным успешным опытом организации закупок и экономии затрат даже в сложных случаях. К тому же, внешний эксперт беспристрастен и объективен по отношению к продукту, услуге и поставщикам. Так появляется возможность получить полную картину закупок и прозрачный процесс. Цены также оптимизированы за счет объема, а поставщиков можно выбрать из широкой базы, которой владеют эксперты. Передача централизованных закупок на аутсорсинг не требует дополнительного бюджета.

Недостатки ­– придется делиться сэкономленными средствами. Зато работает правило: нет экономии, нет оплаты.

Подходы к проведению тендеров

Компания сама принимает решение о лучшей цене на рынке и проверяет потенциальных поставщиков. Сделать это можно, используя каталог SKU, о котором шла речь выше. Справедливо сравнивать все SKU, участвующие в тендере. Конечно, есть рост цен и другие измеримые факторы, на которые делается поправка.

Чтобы провести тендер, выбирайте электронную торговую площадку, а не организовывайте его «вручную», как было принято раньше.

Традиционный подход к управлению тендерами и проведению закупок очень отличается от работы с электронными площадками. Принятый ранее путь предполагает рассылку предложения по e-mail, затем вся информация собирается в таблицы, кто-то их формирует, сравнивает, ошибается, переделывает и т.д.

В отличие от этого варианта, электронные торговые площадки экономят рабочее время, денежные средства и затраты на организацию тендера. Процесс понятен и прозрачен. Конкуренция честная, исключающая работу недобросовестных сотрудников со «своими» поставщиками. Участие в торгах возможно из любой точки мира и доступно для представителей любого бизнеса.

Кроме электронных торговых площадок, можно использовать персональные электронные облачные решения e-RFx. Это – программный продукт, с помощью которого осуществляются закупки и управление затратами, он значительно отличается от электронных площадок. В случае электронных площадок, торги всегда редукционные, то есть нацеленные на понижение цены. По идее, тот, кто предлагает самую низкую цену, должен выиграть. Но на практике этого не происходит, в 90% случаев из-за плохих отзывов о компании, низкого качества продукции и прочего. Более того, редукционные торги проводятся, как правило, для одноразовой закупки.

Если компания намерена заключить договор на полгода или год, то электронные торговые площадки – не помощники. Там продают то, что есть у поставщика в данный момент, и договор заключается на конкретную поставку, за определенную цену и в оговоренном объеме.

E-RFx позволяют заниматься закупками и отлично работают в таких сложных проектах, как строительство и проектные работы. Решение дает возможность управлять базой поставщиков. Те, кто попал в базу компании, становятся ее активом, и бизнес получает возможность поддерживать взаимоотношения с тысячами поставщиков одновременно.

Вся история взаимоотношений с поставщиками хранится в одном месте и может быть представлена как в хронологическом порядке, так и по-проектно. Решение позволяет одинаково быстро обрабатывать массив цифровой и текстовой информации как от нескольких поставщиков, так и от сотен. В проекте закупок может работать не один специалист, а несколько – их роли будут разделены, так же, как права и ответственность.

Все промежуточные итоги тендеров сохраняются, и можно сравнивать их в динамике. Облако позволяет создать каталог категорий закупок, и все данные тендеров легко загружать в спецификацию к договору, без потери или искажения информации, а также сравнивать цены нового тендера с ценами дотендерных закупок и выявлять экономию. А значит – работать на прибыль всей компании.

Игорь Чернов, CEO «Спортмастер Украина», CEO & Partner Expense Reduction Analysts